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Informationen für Mitglieder der Fakultät VI zu den Auswirkungen der Corona-Pandemie auf den Dienstbetrieb

Sehr geehrte Damen und Herren,

auf dieser Seite stellen wir Ihnen den aktuellen Stand aller Informationen zur Verfügung, die für die Binnenorganisation der Dienstabläufe in der Fakultät wichtig sind. Es sind immer nur ergänzende Hinweise. Die Informationen sind nicht alternativ zu den Hinweisen des Krisenstabs der TU Berlin zu verstehen.

Die Chronologie der Entwicklungen der letzten Wochen können Sie im Archiv der FSC-Mitteilungen nachvollziehen.

MfG, Ch. Roesrath, FSC-L

(Seite aktualisiert am 01.07.2020)
 

Eingeschränkter Präsenzbetrieb

Vom 20.03.2020 bis zum 17.05.2020 befand sich die TU Berlin im Präsenznotbetrieb. Seit dem 18.05.2020 findet wieder ein eingeschränkter Präsenzbetrieb statt mit ausgeweiteten Arbeitsmöglichkeiten auf dem Campus und unter Beibehaltung der digitalen Lehre. Bitte lesen Sie hierzu den Infobrief des TU-Krisenstabs vom 14.05.2020 und informieren Sie sich laufend auf dieser Webseite über die konkrete Ausgestaltung der im Infobrief genannten Regelungen für die Fakultät VI.

 

Arbeiten auf dem Campus

Für das Arbeiten auf dem Campus gelten weiterhin die Hygiene- und Schutzmaßnahmen, wie sie im Infobrief des TU-Krisenstabs vom 05.05.2020 veröffentlicht sind. Diese sind unbedingt einzuhalten!

Zudem bedarf es eines Einsatzplans für jede Organisationseinheit. Darin wird von den Vorgesetzten in Absprache mit den Mitarbeiter*innen die tägliche Anwesenheit aller Mitarbeiter*innen festgelegt. Die zu beachtenden Regelungen sind im Infobrief vom 14.05.2020 genannt.

Das FSC empfiehlt ausdrücklich, einen solchen Einsatzplan schriftlich festzuhalten, ihn den Mitarbeiter*innen auszuhändigen und die tatsächliche Anwesenheit jeweils im persönlichen Gleitzeitbogen mit dem Zusatz „Präsenzzeit“ bzw. „Homeoffice“ festzuhalten. Zudem ist es hilfreich, diese Einsatzplanung beim GD-Sekretariat zu hinterlegen. Sollte es zu einem Infektionsfall kommen, muss rückverfolgt werden können, wer wann mit welcher Person theoretisch in Kontakt gewesen sein könnte.

Eine Zustimmung / Kenntnisnahme / Genehmigung durch das FSC ist nicht nötig.

 

Arbeiten im Homeoffice

Nach wie vor soll so viel Homeoffice wie möglich für alle TU-Beschäftigte ermöglicht werden.

Sofern die Einsatzplanung (s.o.) zwischen Präsenz- und Homeoffice differenziert, kann diese auch als bindende Absprache mit der*dem Vorgesetzten, die*der für ihren*seinen Verantwortungsbereich plant, dienen. Diese Absprache ist laut Infobrief vom 14.05.2020 für eine weitere Tätigkeit im Homeoffice notwendig.
 

Erreichbarkeit des Fakultäts-Service-Centers

Die Mitarbeiter*innen des Fakultäts-Service-Centers arbeiten auch in den nächsten Wochen vorrangig im Homeoffice. Sie sind vorzugsweise per E-Mail erreichbar, eine telefonische Erreichbarkeit ist unter den bekannten Nummern nur eingeschränkt gewährleistet.

 

Erreichbarkeit FSC
Themenbereich Studium und Lehre (Frau Großer, Frau Janik, Frau Kurz)
studienbuero@fak6.tu-berlin.de Tel. 030 314 22974
Themenbereich Internationales (Frau Nauerz)
studienbuero@fak6.tu-berlin.de
Themenbereich Evaluation (Frau Wagner-Schelewsky)
fak6-TB-evaluation@win.tu-berlin.de
Themenbereich Promotion / Habilitation (Herr Roesrath, Frau Neas)
promotionen@fak6.tu-berlin.de
Themenbereich Berufungen (Frau Neas, Frau Wagner-Schelewsky, Frau Nauerz, Herr Roesrath)
berufungen@fak6.tu-berlin.de
Themenbereich Personal (Frau Greiner, Frau Neas, Herr Roesrath)
personal@fak6.tu-berlin.de
Themenbereich Finanzen (Frau Grund, Frau Feist)
finanzen@fak6.tu-berlin.de

Studium und Lehre

Das Sommersemester 2020 ist am 20. April 2020 als Online-Semester gestartet und wird auch als solches weitergeführt. Die Gebäude sind für Studierende und das Lernen auf dem Campus grundsätzlich nicht geöffnet, auch die PC-Pools, Lernräume und Foyers mit Sitzgelegenheiten bleiben vorerst geschlossen.

Auf unserer Webseite unter Studium und Lehre finden Sie eine Übersicht über das digitale Lehrangebot der Fakultät VI sowie die Serviceangebote der anderen Fakultäten, außerdem allgemeine Informationen zum Studium, zu Prüfungs- und Anerkennungsfragen, zu Bewerbung, Zulassungsverfahren und Fristen sowie zur internationalen Studierendenmobilität.

Die Online-Lehre findet vorrangig auf der ISIS-Plattform statt, bitte informieren Sie sich auch hier regelmäßig. Neu für Lehrende: Der Antrag auf Erteilung eines ISIS-Accounts muss nicht mehr von der Fakultät abgezeichnet werden.

Die Universitätsbibliothek der TU ist seit 04.05.2020 für einen eingeschränkten Leihbetrieb wieder geöffnet, bleibt jedoch für den Publikumsverkehr weiterhin geschlossen. Details finden Sie entweder unter Zutritt zu den Gebäuden oder im Infobrief des TU-Krisenstabs vom 30.04.2020.

 

Praxisformate in Präsenz

Ausnahmen von der digitalen Lehre sind laut Infobrief des TU-Krisenstabs vom 14.05.2020 insbesondere für folgende Praxisformate möglich:

  • Laborübungen, Laborpraktika
  • Werkstattübungen
  • Lokale Exkursionen mit kleiner Personenanzahl in Berlin und Brandenburg

In allen Fällen ist ein Antrag an den Vizepräsidenten für Lehre (vp-sl[at]tu-berlin.de) zu stellen mit einem entsprechenden Raum- und Ablaufkonzept bzgl. der Einhaltung der RKI-Regeln und der TU-Hygiene- und Schutzmaßnahmen.

Dem FSC liegen im Übrigen keine Hinweise vor, dass Entwurfsseminare oder sog. Werkstattübungen der Fakultät VI als Praxisformate anzusehen sind, Ausnahmen bilden die Werkstätten in der Arbeitslehre der Fakultät I.

Hinsichtlich des Praxisformats "Lokale Exkursionen mit kleiner Personenanzahl in Berlin und Brandenburg" bittet das FSC darum, vor Beantragung beim Vizepräsidenten folgende Aspekte in Ihre Überlegungen mit einzubeziehen:

  • Die Nutzung des ÖPNV soll weitgehend vermieden werden.
  • Die Maskenpflicht und die gültigen Abstandregelungen (1,5 m) sind einzuhalten. Bitte passen Sie die Gruppengröße in Bezug auf die zur Verfügung stehende Fläche entsprechend an.
  • Das FSC geht davon aus, dass keine Übernachtungen durchgeführt werden können.
  • Bitte beachten Sie zudem: Es ist immer und rechtzeitig (einige Werktage im Voraus) ein Exkursionsantrag beim FSC zu stellen, auch wenn kein Zuschuss erbeten wird (Versicherungsschutz!). In letzterem Falle ist eine Mitzeichnung / Befürwortung der*des Exkursionsausschusses / Institutsrates / Geschäftsführenden Direktor*in nicht erforderlich. Exkursionen innerhalb Berlins (Tarifgebiet A, B, C) werden nicht bezuschusst. Bei Tagesexkursionen wird ein Zuschuss zu den Fahrtkosten (maximal 200,00 Euro) gezahlt. Bitte legen Sie dem Exkursionsantrag auch die Genehmigung durch den Vizepräsidenten für Lehre bei.
  • Informationen zu Stornierung und Abrechnung schon geplanter, aber nicht stattfindender Exkursionen usw. finden Sie unter Finanzen.

 

Prüfungen

1. Schriftliche Prüfungen

Präsenzprüfungen können seit dem 18.05.2020 unter Beachtung der RKI-Regeln und der Hygiene- und Schutzmaßnahmen der TU Berlin durchgeführt werden.

Vom 2. Juni bis 15. Juli 2020 sollen die nachzuholenden Klausuren des WiSe 2019/20 stattfinden. Ein Raum-/Zeitplan auf der Grundlage der Hygiene- und Abstandsregeln wurde von InnoCampus erarbeitet und den Fachgebieten übermittelt; eine Handreichung zur organisatorischen Durchführung wurde zur Verfügung gestellt. Die PC-Pools der Fakultät VI stehen für Klausurdurchführungen nicht zur Verfügung.

Für die am 20. Juli 2020 beginnende Klausurphase des Sommersemesters 2020 ist eine Neuplanung auf der Grundlage der Hygiene- und Abstandsregeln erforderlich. Dazu erhalten die Fachgebiete noch weitere Informationen.

Wichtig: Sollten Sie Ihre schriftlichen Prüfungen oder Prüfungsleistungen bisher nicht über die zentrale Klausurplanung organisiert haben und Prüfungen (noch ausstehende bzw. kommende) anbieten wollen, melden Sie sich bitte schnellstmöglich unter klausurtermin[at]innocampus.tu-berlin.de, damit diese Prüfungen berücksichtigt werden können. Bitte fügen Sie folgende Informationen bei: Veranstaltung bzw. Modul, Ansprechpartner*in, Dauer der Prüfung, voraussichtliche Teilnehmer*innenzahl, Studiengang.

Studierenden, die für die Durchführung ihrer Abschlussarbeiten Zugang zu Laboren oder Werkstätten benötigen, kann dieser Zugang gewährt werden. Die Fachgebiete entscheiden im Rahmen der Aufstellung ihrer Einsatzpläne und unter Berücksichtigung der Hygiene- und Schutzmaßnahmen der TU Berlin, welche Studierenden für welche Zeiträume Zugang zu welchen Laboren oder Werkstätten erhalten, und stellen den Studierenden entsprechende Bescheinigungen aus.


2. Mündliche Prüfungen

Mündliche Prüfungen können gemäß der Vorgaben der TU Berlin online stattfinden. Eine Handreichung finden Sie hier.

NEU: Ab 02. Juni 2020 können mündliche Prüfungen auch in hinreichend großen Räumen (Seminar- / Besprechungsräume) der Fachgebiete unter Einhaltung der Hygiene- und Schutzmaßnahmen der TU Berlin durchgeführt werden. Die Fachgebietsleiter*innen sind für die Einhaltung der Schutzmaßnahmen und prüfungsrechtlichen Vorschriften selbst verantwortlich. Insbesondere müssen die Fachgebiete die zu Prüfenden mit entsprechenden Bescheinigungen ausstatten, damit der Zugang zum jeweiligen Gebäude möglich ist.

Für bereits über VP SL angemeldete Prüfungen werden die Raumbuchungen im Mathegebäude aufrecht erhalten und müssen – falls nicht mehr benötigt – explizit über VP SL storniert werden.

Es wird empfohlen, letztmalige mündliche Prüfungsversuche immer als Präsenzprüfung durchzuführen.

 

Datenschutz in der Lehre

Ein Mitschnitt von Online-Lehrangeboten ist grundsätzlich weder für den kommerziellen noch für den privaten Gebrauch zulässig und verletzt das Recht am eigenen Bild sowohl der Lehrenden als auch der Studierenden.

Allerdings kann der*die Lehrende ausnahmsweise einen Mitschnitt gestatten bzw. selbst durchführen (um z.B. Lehrinhalte besser nacharbeiten zu können), wenn dies vor Beginn der Lehrveranstaltung deutlich kommuniziert und eine Einwilligung aller Beteiligten eingeholt wurde. Verweigern einzelne Studierende diese Einwilligung, so sind Möglichkeiten zu schaffen, dass diese Studierenden trotzdem teilnehmen können.

Weitere Datenschutz-Regelungen finden Sie unter Kommunikation und Datenschutz.

 

Evaluation

Die Evaluation der Lehrveranstaltungen findet im Sommersemester 2020 wie gewohnt statt, diesmal allerdings ausschließlich als Online-Befragung. Ein passender Fragebogen wird derzeit vom Strategischen Controlling in Zusammenarbeit mit den Fakultäten entwickelt und kommt TU-weit zum Einsatz. Zum Zeitplan: Anfang Juni werden alle Lehrenden der Fakultät per E-Mail eingeladen, Lehrveranstaltungen zur Evaluation anzumelden. Sie erhalten dann einen Link, über den Ihre Studierenden an der Online-Befragung teilnehmen können. Die Befragung findet voraussichtlich Mitte / Ende Juni statt, die Befragungsergebnisse stehen Anfang Juli bereit. Für Nachfragen steht Ihnen das FSC unter der E-Mail-Adresse fak6-TB-evaluation[at]win.tu-berlin.de gerne zur Verfügung.

Gleichzeitig plant das Strategische Controlling eine Befragung der Lehrenden, um auch Ihre Erfahrungen mit dem Onlinesemester zu erheben. Diese Befragung wird zentral durchgeführt und erfolgt voraussichtlich gegen Vorlesungsende. An der Konzeption des Fragebogens können die Fakultäten mitwirken: Falls Sie Anregungen für Fragen und relevante Themen haben, nimmt das FSC diese gerne unter der E-Mail-Adresse fak6-TB-evaluation[at]win.tu-berlin.de entgegen.

 

Lehraufträge

Die Genehmigungen von Lehraufträgen behalten bis auf Weiteres ihre Gültigkeit.

Die Fakultät VI bedankt sich bei allen Lehrbeauftragten, die trotz der gegebenen Umstände und der kurzfristigen Umstellung des Lehrangebotes auf digitale Konzepte bereit waren und sind, die Fakultät VI in der Lehre im Sommersemester 2020 zu unterstützen!

Wichtiger Hinweis: Die Vergütung wird bei Lehraufträgen grundsätzlich nur dann gezahlt, wenn die Lehrveranstaltung auch stattfindet (dies kann auch in Form von Online‐Lehrformaten erfolgen). Etwas anderes gilt nur, wenn die Lehrveranstaltung aus einem Grund, der in der Risikosphäre der Hochschule liegt, ausfällt. Dies ist bei einem Ausfall wegen Corona nicht der Fall, da das Risiko nicht dem Verantwortungsbereich der Hochschule zuzurechnen ist. Die Zahlung einer Vergütung für eine wegen des Corona‐Risikos ausgefallene Lehrveranstaltung kommt grundsätzlich nicht in Betracht.

 

Neben- und Gasthörer*innen

Auch im Sommersemester 2020 können Nebenhörer*innen anderer Hochschulen an Lehrveranstaltungen der Fakultät VI teilnehmen. Hierbei gilt weiterhin, dass in NC-Studiengängen der Fakultät VI ausschließlich eine Teilnahme an Vorlesungen durch das Dekanat genehmigt wird!

Die Antragsteller*innen senden den ausgefüllten Antrag elektronisch an die jeweiligen Dozent*innen. Bitte bestätigen Sie diesen Antrag mit Ihrer digitalen Unterschrift und senden den Antrag an den*die Antragsteller*in zurück. Diese*r leitet den Antrag dann für den weiteren Genehmigungsweg an das Dekanat der Fakultät VI (studienbuero[at]fak6.tu-berlin.de) weiter.

Eine Teilnahme von Gasthörer*innen an Lehrveranstaltungen der TU Berlin ist aus technischen Gründen zurzeit leider nicht möglich.
 

Forschung

Bitte beachten Sie auch für Forschungstätigkeiten auf dem Campus die im Infobrief des TU-Krisenstabs vom 14.05.2020 genannten Rahmenbedingungen und Regelungen sowie die Hinweise des FSC zum eingeschränkten Präsenzbetrieb.

 

Forschungssemester

Über Anträge auf Forschungssemester im Wintersemester 2020/2021 kann erst zum Ende der Vorlesungszeit im Sommersemester 2020 entschieden werden, wenn ein Überblick über die Lehrplanung und die Bedarfe für das Wintersemester vorliegt.

 

Corona-Maßnahmen verschiedener Förderorganisationen

Informationen zum Umgang mit der aktuellen Situation durch Förderorganisationen finden Sie auf der Webseite der TU-Forschungsabteilung. Das Dokument ist mit TU-Login einsehbar und wird regelmäßig aktualisiert.
 

Promotionen und Habilitationen

Promotionen

Die Fakultät VI wird ab Mitte Juni 2020 wieder Wissenschaftliche Aussprachen im Rahmen von Promotionsvorhaben durchführen, sofern eine besondere Dringlichkeit für die*den Kandidat*in gegeben ist. Entsprechend eines Beschlusses des erweiterten Fakultätsrats kann dies in Ausnahmefällen in Teilpräsenz (Vorsitz / Kandidat*in) und mithilfe von Videokonferenztools (Gutachter*innen / Öffentlichkeit) stattfinden. Aufgrund der technischen Vorbereitungen werden vom FSC nach Absprache Termine an einem festen Tag pro Woche vergeben.

Ab Mitte Juni 2020 wird absehbar sein, ab wann Wissenschaftliche Aussprachen wieder vor Ort durchführbar sind (Kandidat*in und Promotionsausschuss vor Ort) und nur externe Gutachter*innen sowie die Öffentlichkeit per Videokonferenz zugeschaltet werden.

Da das FSC wieder eingeschränkt geöffnet ist, können Sie Anträge auf Anmeldung zur Promotionsabsicht wieder per Post einsenden. Die Adresse sowie eine Auflistung der erforderlichen Unterlagen finden Sie hier. Falls Sie den Antrag digital stellen wollen, senden Sie bitte Ihre vollständigen Unterlagen an die E-Mail-Adresse promotionen[at]fak6.tu-berlin.de. Bitte beachten Sie aber, dass dann zu einem späteren Zeitpunkt Zeugnisse und Antrag noch einmal persönlich vor Ort beglaubigt bzw. unterschrieben werden müssen.

Anträge auf Eröffnung eines Promotionsverfahrens können ebenfalls digital gestellt werden. Sie sollten per E-Mail an promotionen[at]fak6.tu-berlin.de angekündigt werden. Daraufhin erhalten Sie einen Link, um Ihre vollständigen Unterlagen inkl. Ihrer Dissertation in die Cloud hochladen zu können. Wir empfehlen Ihnen aber, die Dissertationen und den Antrag auf Eröffnung wieder analog an das (wieder eingeschränkt geöffnete) FSC zu senden, da digital eingereichte Dissertation den Gutachter*innen leider auch nur digital zur Verfügung gestellt werden können.

 

Habilitationen

Im Rahmen von Habilitationsvorhaben finden derzeit keine Kolloquien, Lehrproben etc. statt. Wir hoffen, diese im Laufe des Juni wieder durchführen zu können und informieren Sie zu gegebener Zeit über entsprechende Details. Anmeldungen der Habilitationsabsicht und Anträge auf Zulassung zum Habilitationsverfahren sind weiter möglich.
 

Berufungen

Zuweisungsanträge

Verfahren zur Zuweisung von Professuren werden durch das FSC weiterhin bearbeitet, jedoch mit reduzierter Personalkapazität. Auch zeitliche Verzögerungen in der Gremienarbeit sind möglich. Bitte setzen Sie sich daher frühzeitig mit Frau Wagner-Schelewsky aus dem FSC in Verbindung, wenn Sie einen Zuweisungsantrag erstellen, mindestens jedoch drei Wochen vor dem geplanten Beschluss im Institutsrat.

 

Ausschreibung/Bewerbung

Aufgrund der momentanen Situation werden digitale Bewerbungen auf eine Professur der TU Berlin bevorzugt. Die aktuellen Ausschreibungen der Fakultät VI finden Sie hier.

 

Berufungskommissionen

Die Sitzungen der Berufungskommissionen der Fakultät VI finden als Videokonferenzen über WebEx statt. Die Beschlüsse erfolgen während der Sitzung in namentlicher Abstimmung und/oder im nachgelagerten Umlaufverfahren. Aufgrund technischer Limitierungen und gesetzlicher Vorschriften wird für die Beschlussfassung das Umlaufverfahren empfohlen. Für die Verabschiedung der Liste gelten gesonderte Regelungen.

Klären Sie bitte die weitere Vorgehensweise zu anstehenden Sitzungen von Berufungskommissionen mit Frau Neas aus dem FSC ab.
 

Personal

Personalvorgänge

Personalvorgänge sollen weiterhin digital in der tubcloud an das FSC weitergegeben werden.

Da Abteilung II und die Personalräte die Vorgänge (inkl. der Unterlagen aller Bewerber*innen) wieder in Papierform erwarten, bittet das FSC die Fachgebiete darum, die Restbewerbungen mit in die Cloud einzustellen und sie zusätzlich in Papierform parallel an II T 7 zu schicken. Bitte geben Sie immer den Namen der einzustellenden Person („Restbewerbungen zum Einstellungsvorgang Mustermann“) sowie die Ausschreibungskennziffer an und vermerken Sie, dass eine Rücksendung nicht erforderlich ist und die Papiere nach Verwendung datenschutzkonform vom Letztnutzer zu vernichten sind.

Aufgrund der stark reduzierten Personalkapazitäten in Abteilung II gilt bis auf Weiteres eine Priorisierung der Personalvorgänge, die für die Funktionsfähigkeit der TU Berlin von Bedeutung sind und/oder deren Nichtbearbeitung zu existentiellen Notsituationen führen wird, insbesondere Einstellungsangelegenheiten, Verlängerungen von Arbeitsverhältnissen, kurzfristig fällige Anträge auf Elterngeld sowie die Beendigung von Arbeitsverhältnissen.

Dazu zwei wichtige Hinweise:

  1. Reichen Sie alle Anträge so frühzeitig wie möglich ein (aufgrund geänderter Verfahrensabläufe und stark reduzierter Personalkapazitäten in Abt. II mindestens sechs, regelhaft acht Wochen vor Umsetzungsstichtag)!
  2. Und achten Sie darauf, dass die Vorgänge vollständig sind (s. dazu die Liste im Anhang des FSC-Infobriefs vom 22.04.2020).

 

Zur Möglichkeit von Vorstellungsgesprächen in Präsenz lesen Sie bitte den Infobrief des TU-Krisenstabs vom 14.05.2020. Vorstellungsgespräche sind weiterhin auch mithilfe von Videokonferenztools und unter Beteiligung des Personalrats, der Frauenbeauftragten sowie ggf. weiterer Beauftragter durchführbar (über WebEx, siehe auch Kommunikation und Datenschutz).

 

Corona-bedingte Verlängerung von WM-Verträgen

In der Mitteilung des Berliner Senats vom 03.04.2020 zur Durchführung des Sommersemesters 2020 wird unter Punkt 6 der Rahmenbedingungen folgende Möglichkeit genannt:

„Falls geplante wissenschaftliche Aufgaben (oder in Ausnahmefällen auch nicht-wissenschaftliche Aufgaben) im Sommersemester nicht wahrgenommen werden können, wird eine Verlängerung von befristeten Verträgen, die bis zum 31.12.2021 auslaufen, um 6 Monate angestrebt, soweit anderweitige zuwendungs- oder personalrechtliche Regelungen dem nicht entgegenstehen.“

Das bedeutet konkret: trifft diese Situation ein, können Verträge mit haushaltsfinanzierten wissenschaftlichen Mitarbeitern*innen, die zwischen dem 1.5.2020 und dem 31.12.2021 regulär auslaufen, um 6 Monate verlängert werden. Die im Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG) genannten Höchstbefristungszeiten (6 Jahren) dürfen nicht überschritten werden.

Ist eine solche Antragstellung geboten, verschiebt sich eine evtl. Nachbesetzung. Insbesondere wenn bspw. eine Promotion durch die aktuellen Beschränkungen gefährdet ist, empfiehlt sich eine solche Antragstellung. Bitte informieren Sie die Fakultätsverwaltung (personal[at]fak6.tu-berlin.de) frühzeitig, ob ein solcher Bedarf besteht bzw. entstehen könnte. Es bedarf in jedem Fall einer individuellen Prüfung und eines entsprechenden zeitlichen Vorlaufs.

Dazu ist das Formular Antrag auf Folgebeschäftigung zu verwenden.

 

Betreuung von Kindern

Der Krisenstab der TU Berlin hat Regelungen für Sorgeberechtigte betreuungsbedürftiger Kinder getroffen. Bitte informieren Sie sich darüber im Infobrief vom 29.04.2020 sowie im Infobrief vom 29.05.2020 des TU-Krisenstabs.
 

Finanzen

Für die Bearbeitung von Rechnungsvorgängen gilt wieder der reguläre Prozess, bei dem alle Unterlagen in Papierform an das FSC eingereicht werden. Das FSC gibt diese zusammen mit der Anordnung an die Finanzabteilung weiter.

Nur in Ausnahmefällen, in denen die betreffenden Mitarbeiter*innen in den Fachgebieten zwingend im Homeoffice arbeiten müssen und keine Druckmöglichkeit haben, ist das FSC bereit, die Unterlagen digital anzunehmen und im FSC auszudrucken.

Wichtig: Vorgänge dürfen nur digital oder in Papierform eingereicht werden, da bei einer zweifachen Einreichung die Gefahr von Doppelzahlungen besteht und dies die Arbeitsbelastung der betreffenden Mitarbeiter*innen zusätzlich erhöht!

 

Bei Skontorechnungen ist auf der Auszahlungsanordnung der Brutto-Betrag und bei Fälligkeit die Skontofrist einzutragen.

 

Beschaffungen

Bitte prüfen Sie bei jeder Beschaffung, ob diese jetzt nötig ist, da das FSC derzeit eine Vielzahl an Rechnungen zu bearbeiten hat. Zudem sollen Bestellungen nur bei vorhandenen Kreditoren erfolgen, da eine Neuanlage von Kreditoren zurzeit zu viele Ressourcen bindet.

Größere Beschaffungen (> 10.000 Euro), die über die Vergabestelle organisiert werden müssen, können wieder erfolgen und sind nicht nur auf Beschaffungen zur Aufrechterhaltung des Notbetriebs beschränkt.

Durch das Inkrafttreten der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zum 01. April 2020 hat sich das Verfahren zur Auftragsvergabe verändert. Bitte verfahren Sie bei zukünftigen Beschaffungen nach diesen gültigen Regularien. Entsprechende Formulare finden Sie auf den Seiten der Zentralen Vergabestelle.

 

Erstattungen bleiben weiterhin ein Ausnahmeinstrument! Bitte wägen Sie nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ab, ob die Einreichung eines Vorgangs absolut notwendig ist! Wichtig: Jedem Erstattungsantrag ist ein Originalbeleg bzw. eine Originalrechnung beizulegen. Die Originalrechnung muss die Privatanschrift der*s Antragsteller*in enthalten, keine TU-Rechnungsanschrift! Onlinerechnungen sind mit dem Vermerk „Diese Abrechnungsunterlage ist ein Online-Original und wird nicht für weitere Abrechnungszwecke verwendet.“ zu versehen und abzuzeichnen.

 

Für Zahlungseingänge gilt folgender Grundsatz: Es ist für jeden zu erwartenden Zahlungseingang eine Annahmeanordnung unter Beilage aller zahlungsbegründenden Unterlagen zu fertigen und über das FSC (Sekretariat A1) zu leiten. Wenn dies nicht erfolgt, kann der Zahlungseingang nicht auf die entsprechende Kostenstelle oder das entsprechende Projekt verbucht werden, da die Kasse der TU Berlin den Zahlungseingang nicht zuzuordnen weiß.

 

Exkursionen

Bitte beachten Sie die aktuellen Regelungen zur Durchführung von Exkursionen im Abschnitt Studium und Lehre.

Stornierungskosten für bereits geplante, aber nicht durchzuführende Exkursionen können im Rahmen einer ordnungsgemäßen Exkursionsabrechnung geltend gemacht werden. Über die Höhe einer anteiligen Kostenübernahme wird zu gegebener Zeit in Rücksprache mit den Exkursionsausschüssen entschieden. Bereits durch die Fakultät erfolgte Vorauszahlungen werden durch die FKV im Rahmen der Abrechnung berücksichtigt.

  

Zutritt zu den Gebäuden

Im Präsenznotbetrieb war der Zutritt zu Gebäuden der TU Berlin grundsätzlich nur mit Passierschein möglich. Im eingeschränkten Präsenzbetrieb seit dem 18.05.2020 entfällt diese Notwendigkeit für Beschäftigte der TU. Die Eingangskontrolle kann nun mittels TU-Dienstausweis oder mittels anderem Nachweis der Berechtigung an der TU Berlin erfolgen. Desweiteren ist das Vorliegen von konkreten Einsatzplänen pro Organisationseinheit erforderlich. Zudem haben die im Infobrief des TU-Krisenstabs vom 05.05.2020 veröffentlichten Hygiene- und Schutzmaßnahmen weiterhin Bestand.

Über die detaillierten Regelungen zum eingeschränkten Präsenzbetrieb und zu den Rahmenbedingungen für das Arbeiten auf dem TU-Campus informieren Sie sich bitte im Infobrief des TU-Krisenstabs vom 14.05.2020 sowie im Abschnitt Eingeschränkter Präsenzbetrieb.

 

Bibliotheken

Seit Montag, 04.05.2020 ist die Universitätsbibliothek der TU Berlin (Fasanenstr. 88) im eingeschränkten Leihbetrieb wieder geöffnet, bleibt jedoch für den Publikumsverkehr weiterhin geschlossen. Weitere Informationen zum Ausleihe sowie zu den Hygiene-Regelungen und zur Steuerung des Zutritts zur Bibliothek finden Sie im Infobrief des TU-Krisenstabs vom 30.04.2020.

 

PC-Pools

Die PC-Pools der TU Berlin bleiben vorerst weiterhin geschlossen.
  

Dienstreisen

Eine Dienstreise kann seit dem 18.05.2020 wieder genehmigt werden, wenn der Anlass notwendig und unvermeidbar ist. Digitale Formate zum Austausch in der Wissenschaft sind zu bevorzugen. Gegenwärtig sind Dienstreisen ins Ausland nicht zugelassen. Grundsätzlich verweist die TU Berlin auf die Regelungen für Reisen auf das RKI und das Auswärtige Amt. Die*der Vorgesetzte entscheidet vor diesem Hintergrund, ob eine Dienstreise möglich ist und genehmigt wird.
 

Gremiensitzungen

Das FSC empfiehlt, bis auf Weiteres Gremiensitzungen der Fakultät VI als Videokonferenzen durchzuführen (über WebEx, siehe auch Kommunikation und Datenschutz).

Für detailliertere Informationen und bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre*n Geschäftsführende*n Direktor*in oder an den Fakultätsverwaltungsleiter.

Die Unterlagen der aktuellsten Sitzung des Fakultätsrats finden Sie hier.
 

Kommunikation und Datenschutz

Kommunikation und Information

Bitte informieren Sie sich regelmäßig über aktuelle Entwicklungen auf dieser Webseite und auf der Webseite zu Studium und Lehre der Fakultät VI sowie auf der Webseite des Krisenstabs der TU Berlin.

Die Fakultätsverwaltungsleitung hat zudem eine temporäre, limitierte Mailingliste erstellt, über die aktuelle Informationen per E-Mail versandt werden. Diese Informationen finden Sie – ggf. zeitversetzt – auch auf dieser Webseite. Wenn Sie dennoch den Wunsch haben, in die Mailingliste aufgenommen zu werden, wenden Sie sich bitte an Frau Bogner (simone.bogner[at]tu-berlin.de). Es werden nur Adressen mit der Kennung [at]tu-berlin.de aufgenommen. Bitte teilen Sie auch mit, welcher Statusgruppe Sie angehören (WM, TP, VP).

Wichtiger Hinweis: Bitte kontrollieren Sie regelmäßig, ob Ihre E-Mail-Postfächer (sowohl die persönlichen Postfächer als auch Teamboxen (Funktionsadressen)) noch aufnahmebereit sind.

Zum Thema Videokonferenzen s. untenstehender Absatz.

 

Datenschutz

Zum Datenschutz im Homeoffice gelten folgende grundsätzlichen Regeln:

  • Liegen in Ihrer Einrichtung (FG, Institut usw.) schützenswerte Personaldaten nur in Papierform vor, dürfen diese ohne ausdrückliche Genehmigung von Ihrem*r Vorgesetzten nicht vom Arbeitsplatz (TU) weg (nach Hause) transportiert werden.
  • Liegen in Ihrer Einrichtung (FG, Institut usw.) schützenswerte Personaldaten auch in elektronischer Form vor, sind diese nach Maßgabe der am 16.03.2020 verteilten Hinweise der ZECM zu bearbeiten.
  • Arbeiten Sie in Ihrer Einrichtung (FG, Institut usw.) mit Daten, die öffentlich, z.B. im Internet verfügbar sind, arbeiten Sie bevorzugt mit diesen.
  • Achten Sie darauf, dass dienstgeschäftliche Informationen nicht an private Kontaktdaten von nicht-autorisierten Personen gelangen. Nutzen Sie die Mailadresse, die jedes Mitglied der TU Berlin persönlich zur Verfügung gestellt bekommen hat. Bei Unklarheiten: in der Personensuche ist die offizielle Adresse vermerkt. Das Versenden an private Büroadressen usw. ist zu unterbinden.
  • Darüber hinaus ist im Homeoffice auf einen aktuellen Virenscanner zu achten. Nutzen Sie nur Rechner mit Betriebssystemen, für die regelmäßig ein Update installiert wird.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an den IT-Zuständigen in Ihrem Institut.

Neben den Informationen des Datenschutz-Teams der TU Berlin gelten auch die Anforderungen des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Und beachten Sie bitte auch die Regelungen zum Datenschutz in der Lehre im Abschnitt Studium und Lehre.

 

Videokonferenzen

Für Dienstgeschäfte darf nur die von der TU bereitgestellte und zertifizierte Video-Software verwendet werden. Für Gremiensitzungen und Personalgespräche ist das Tool WebEx zu nutzen.

Eine Zusammenstellung von Informationen zu vorhandenen Online-Tools, die sowohl in der Lehre als auch für sonstige Besprechungen und gemeinsames digitales Arbeiten genutzt werden können, finden Sie hier. Auf dieser Webseite sind auch Online-Weiterbildungen sowie Handreichungen und Kurzanleitungen der ZEWK verlinkt.
 

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