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TU Berlin

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Informationen für Mitglieder der Fakultät VI zu den Auswirkungen der Corona-Pandemie auf den Dienstbetrieb

Sehr geehrte Damen und Herren,

auf dieser Seite stellen wir Ihnen Informationen zu den fakultätsspezifischen Regelungen zur Verfügung, die für die Binnenorganisation der Dienstabläufe in der Fakultät VI relevant sind. Über alle TU-weit geltenden Regelungen informieren Sie sich bitte regelmäßig auf der Webseite des TU-Krisenstabs.

Die Chronologie der Entwicklungen in den ersten Monaten der Corona-Pandemie können Sie im Archiv der FSC-Mitteilungen nachvollziehen.

MfG, Ch. Roesrath, FSC-L

(Seite aktualisiert am 23.04.2021)

Erreichbarkeit des Fakultäts-Service-Centers

Die Mitarbeiter*innen des Fakultäts-Service-Centers arbeiten überwiegend im Homeoffice. Sie sind vorzugsweise per E-Mail erreichbar, eine telefonische Erreichbarkeit ist eingeschränkt gewährleistet.

Es finden keine Sprechzeiten vor Ort statt!

Die aktuellen Kontaktinformationen der Mitarbeiter*innen des Fakultäts-Service-Centers finden Sie hier.

Die Sachgebiete Studium und Lehre, Evaluation, Promotionen, Berufungen, Personal und Finanzen sind vorrangig über sogenannte Teamboxen (Funktions-Emailadressen) erreichbar. Bitte nutzen Sie primär diese Adressen. Bitte vermeiden Sie es, zusätzlich individuelle E-Mailadressen (im Adress- oder cc-Feld) mit aufzunehmen. Dies führt nicht zur Beschleunigung von Vorgängen, sondern zu einer Mehrarbeit für die betreffenden Mitarbeiter*innen.

Studium und Lehre

Alle aktuellen Informationen zum Sommersemester 2021 finden Studierende und Lehrende auf der zentralen Webseite der TU Berlin sowie auf der Webseite des Referats Prüfungen (siehe dort auch die ergänzenden Hinweise für Lehrende und Prüfungsausschüsse).


Präsenzveranstaltungen

Wichtig: Für die Durchführung von Präsenzveranstaltungen gelten grundsätzlich die Regelungen der aktuell gültigen Stufe des TU-Stufenplans, wie sie auf der Webseite des TU-Krisenstabs veröffentlicht sind.

Das heißt: Mit Beginn des Sommersemesters 2021 ist Präsenzlehre zunächst ausschließlich für Praxisformate (keine Geländeübungen, Exkursionen usw.) erlaubt, die verpflichtend vorgeschrieben sind und die sich einer Digitalisierung entziehen und daher zwingend in Präsenz stattfinden müssen.

Für diese Praxisformate gelten die bewährten Regelungen; sie können mit den üblichen Personenbegrenzungen auf der Grundlage des Musterhygienekonzepts von SDU durchgeführt werden. Sie sind der Fakultätsverwaltung unter TU-Direktzugang 215959 (bitte vorher im TU-Portal anmelden) anzuzeigen (Hinweis: Es erfolgt keine Kontrolle oder Genehmigung durch das FSC)!

Für Studierende gilt ab Montag, 26.04.2021 eine Testpflicht zur Teilnahme an Prüfungen und Praxisformaten. Sie müssen zu Beginn der Lehrveranstaltung bzw. der Prüfung ein negatives Testergebnis vorweisen, welches maximal 24 Stunden alt sein darf. Das Testergebnis ist vor Ort durch die*den Lehrende*n bzw. Prüfende*n zu kontrollieren. Es werden aktuell nur Schnell- oder PCR-Tests anerkannt, keine eigendurchgeführten Selbsttests.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an studienbuero[at]fak6.tu-berlin.de.


Exkursionen

Für Exkursionen gelten ebenfalls die Regelungen der entsprechenden Stufe des TU-Stufenplans (siehe Webseite des TU-Krisenstabs). Zudem sind die aktuellen allgemeinen Pandemie-Regelungen des Landes Berlin zu beachten.

Zurzeit gilt: es sind keine Exkursionen erlaubt.


Vorlesungsverzeichnis

Bitte nutzen Sie das neue Vorlesungsverzeichnis der TU soweit möglich für Ihre Veranstaltungen und hinterlegen hier auch detaillierte Informationen zu Ihrem Lehrangebot, insbesondere die Art des Angebotes (Präsenz/online; synchron/asynchron), um den Studierenden mehr Planungssicherheit zu geben. Weitere Informationen finden Sie hier.


Neben- und Gasthörer*innen

Die TU lässt auch wieder Neben- und Gasthörer*innen für Lehrveranstaltungen zu. Das Antragsverfahren entspricht dem der vergangenen Semester: Der von den Dozent*innen unterschriebene Antrag wird in digitaler Form an das Referat Studium und Lehre (studienbuero[at]fak6.tu-berlin.de) übermittelt. Nach Genehmigung des Antrags erfolgt vom FSC die Weiterleitung in die Abteilung I (Studierendensekretariat). 

Bitte beachten Sie: In zulassungsbeschränkten Studiengängen der Fakultät VI werden Neben- und Gasthörer*innen nur für Vorlesungen zugelassen!

Promotionen und Habilitationen

Promotionen

Wichtig: Für die Durchführung von Wissenschaftlichen Aussprachen gelten grundsätzlich die Regelungen der aktuell gültigen Stufe des TU-Stufenplans, wie sie auf der Webseite des TU-Krisenstabs veröffentlicht sind.

Über die fakultätsspezifischen Regelungen informieren Sie sich bitte auf der Webseite Promotion & Habilitation.


Habilitationen

Bzgl. der Durchführung von Kolloquien etc. wenden Sie sich bitte an promotionen[at]fak6.tu-berlin.de.

Berufungen

Zuweisungsanträge

Verfahren zur Zuweisung von Professuren werden durch das FSC mit reduzierter Personalkapazität bearbeitet. Auch zeitliche Verzögerungen in der Gremienarbeit sind möglich. Bitte setzen Sie sich daher frühzeitig mit Frau Wagner-Schelewsky aus dem FSC in Verbindung, wenn Sie einen Zuweisungsantrag erstellen, mindestens jedoch drei Wochen vor dem geplanten Beschluss im Institutsrat.

 

Ausschreibung/Bewerbung

Aufgrund der momentanen Situation werden digitale Bewerbungen auf eine Professur der TU Berlin bevorzugt. Die aktuellen Ausschreibungen der Fakultät VI finden Sie hier.

 

Berufungskommissionen

Die Sitzungen der Berufungskommissionen der Fakultät VI finden als Videokonferenzen über WebEx statt. Die Beschlüsse erfolgen während der Sitzung in namentlicher Abstimmung und/oder im nachgelagerten Umlaufverfahren. Aufgrund technischer Limitierungen und gesetzlicher Vorschriften wird für die Beschlussfassung das Umlaufverfahren empfohlen. Für die Verabschiedung der Liste gelten gesonderte Regelungen.

Klären Sie bitte die weitere Vorgehensweise zu anstehenden Sitzungen von Berufungskommissionen mit Frau Neas aus dem FSC ab.

Personal

Personalvorgänge

Bitte reichen Sie alle Personalvorgänge (Anträge auf Ausschreibung / Einstellung / Folgebeschäftigung) ausschließlich digital über die TUBCloud beim FSC ein. Eine Bearbeitung ist ansonsten nicht möglich. 

Da Abteilung II und die Personalräte die Personalorgänge (inkl. der Unterlagen aller Bewerber*innen) in Papierform erwarten, bittet das FSC die Fachgebiete darum, die Restbewerbungen mit in die Cloud einzustellen und sie zusätzlich in Papierform parallel an II T 7 zu schicken. Bitte geben Sie immer den Namen der einzustellenden Person („Restbewerbungen zum Einstellungsvorgang Mustermann“) sowie die Ausschreibungskennziffer an und vermerken Sie, dass eine Rücksendung nicht erforderlich ist und die Papiere nach Verwendung datenschutzkonform vom Letztnutzer zu vernichten sind.

Achtung! Lehraufträge sind keine Personalvorgänge und sind deswegen nicht über die TUBCloud, sondern direkt an die E-Mail-Adresse studienbuero[at]fak6.tu-berlin.de (Frau Großer) zu übermitteln.

Bei Rückfragen oder sonstigen Angelegenheiten nutzen Sie bitte ausschließlich die E-Mail-Adresse personal[at]fak6.tu-berlin.de. Verzichten Sie bitte darauf, weitere Personen im FSC zusätzlich cc zu setzen.

Wenn Sie digital unterschreiben: Bitte sperren Sie nach Unterschrift nicht das Dokument. Ansonsten können alle anderen nicht mitzeichnen.


Bearbeitungszeit von Personalvorgängen

Bitte rechnen Sie weiterhin mit längeren Bearbeitungszeiten bei Personalvorgängen. Es ist mit einer Bearbeitungsdauer von mindestens 4-6 Wochen zu rechnen (Personalabteilung und Personalrat). Hinzu kommt der zeitliche Vorlauf in der Fakultät (Zeit für Rücksprachen, Einbindung der Frauenbeauftragten etc.). Durch krankheitsbedingte Abwesenheiten kann es zu weiteren Verzögerungen kommen.

Finanzen

Für die Rechnungsbearbeitung gilt weiterhin die originale Papierform. Stellen Sie daher bitte in den einzelnen Organisationseinheiten sicher, dass die Zahlungsvorgänge die Fakultätsverwaltung weiterhin in Papierform und mit originalen Unterschriften erreichen und auch Ihre Postfächer regelmäßig geleert werden!

Bitte geben Sie zudem AZOs so früh wie möglich ans FSC weiter und achten Sie darauf, dass möglichst eine Zahlungsfrist von 30 Tagen gegeben ist, um eine fristgerechte Zahlung zu ermöglichen.

Der Bereich Finanzen im FSC ist täglich besetzt. Wir bemühen uns, jeden Vorgang am gleichen oder spätestens am Folgetag an die FIBU weiterzuleiten.

Bitte vermeiden Sie auch Verzögerungen durch fehlerhaft ausgefüllte Formulare und/oder nicht bebuchbare PSP-Elemente. Die Finanzabteilung hat uns daher gebeten, einige Hinweise innerhalb der Fakultät weiterzugeben:

  • Bitte beachten Sie, dass sich die Mitarbeiter*innen der Finanzabteilung bei fehlerhaften AZOs künftig direkt bei Ihnen melden, entweder per E-Mail oder über Hauspost.
  • Die Formulare für Auszahlungen werden demnächst angepasst, u.a. damit die Bearbeiter*innen und Verantwortliche in den Fakultäten schneller erreichbar sind. Bitte vermerken Sie aber auch auf den bisherigen Formularen schon Ihre (dienstliche) E-Mailadresse.
  • Achten Sie unbedingt darauf, auf den Formularen die richtigen Sachkonten anzugeben (z.T. sind diese unterschiedlich, je nachdem ob es Haushalts- oder Drittmittel sind!).
  • Bitte tragen Sie auf der AZO immer den Namen und die Anschrift des Zahlungsempfängers sowie die Kreditorennummer (sofern vorhanden, alternativ Stammdatenblatt beifügen) ein.
  • Bitte achten Sie bei Auszahlungen aus Drittmittelprojekten unbedingt darauf, dass die Ausgabe durch die Projektbewilligung abgedeckt ist. Wenn Buchungen nicht aus einzelnen PSP-Elementen möglich sind, führt das zu einem hohen Arbeitsaufwand in den Abteilungen III und V.
  • Bitte melden Sie Umwidmungen in Projekten an Abteilung V, damit die Änderungen in SAP eingepflegt werden und Zahlungen dann auch ausgeführt werden können.

Hinweis: Es gibt auf der Webseite der Abteilung III ein neues Formular für die Anordnungsbefugnis, das das alte ersetzt und zukünftig benutzt werden muss.

 

IT-Kleinanschaffungen fürs Homeoffice

Grundsätzlich können nur solche Anschaffungen abgerechnet bzw. erstattet werden, bei denen sichergestellt werden kann, dass sie anschließend in den Dienstgebrauch der TU Berlin integriert und übernommen werden können. Das FSC geht davon aus, dass diese Art von Beschaffungen eher gering sein dürften, da sich viele Mitarbeiter*innen der Fakultät seit dem Frühjahr 2020 im Homeoffice befinden und die dafür notwendigen Beschaffungen bereits erfolgt sind.

Im Übrigen können Telefonkosten, Datenvolumen-Pakete und SMS-Kosten grundsätzlich nicht erstattet werden. Zum Ausgleich dieser Kosten wurde von der TU eine steuerfreie Pauschale ausgezahlt. Aus o.g. Gründen kann auch keine Erstattung für Aufwendungen für das private Netzwerk zu Hause, z.B. WLAN-Router, Repeater, Powerlines erstattet werden.

Die Rahmenvereinbarung der TU Berlin über den Kauf von Headsets finden Sie hier.


Beschaffung von FFP2-Masken

Bitte sehen Sie von Bestellvorgängen in den einzelnen Fachgebieten und Organisationseinheiten hinsichtlich der Beschaffung von FFP2-Masken ab.

Aufgrund der Ausführungen im Brief des TU-Krisenstabs vom 22.01.2021 werden zwar medizinische Masken (nicht notwendigerweise FFP2-Masken) empfohlen. Die bisher getragenen Masken sind aber weiterhin auf dem Campus in den Gebäuden zulässig. Ein Erstattungsanspruch kann deshalb nicht anerkannt werden.

Ausnahme: Lehrende können für sich und die an ihren Praxisformaten teilnehmenden Studierenden FFP2-Masken im Material- und Hygienelager abholen.


Allgemeines

Bei der Einreichung von Skontorechnungen ist auf der Auszahlungsanordnung der Brutto-Betrag und bei Fälligkeit die Skontofrist einzutragen.

Wichtig bei Erstattungen: Jedem Erstattungsantrag ist ein Originalbeleg bzw. eine Originalrechnung beizulegen. Die Originalrechnung muss die Privatanschrift der*s Antragsteller*in enthalten, keine TU-Rechnungsanschrift! Onlinerechnungen sind mit dem Vermerk „Diese Abrechnungsunterlage ist ein Online-Original und wird nicht für weitere Abrechnungszwecke verwendet.“ zu versehen und abzuzeichnen.

Bzgl. größerer Beschaffungen (> 10.000 Euro) wenden Sie sich bitte an die Zentrale Vergabestelle.

Im Übrigen hat sich das Verfahren zur Auftragsvergabe durch das Inkrafttreten der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zum 01. April 2020 verändert. Bitte verfahren Sie bei zukünftigen Beschaffungen nach diesen gültigen Regularien. Entsprechende Formulare finden Sie auf den Seiten der Zentralen Vergabestelle.


Zahlungseingänge

Für Zahlungseingänge gilt folgender Grundsatz: Es ist für jeden zu erwartenden Zahlungseingang eine Annahmeanordnung unter Beilage aller zahlungsbegründenden Unterlagen zu fertigen und über das FSC (Sekretariat A1) zu leiten. Wenn dies nicht erfolgt, kann der Zahlungseingang nicht auf die entsprechende Kostenstelle oder das entsprechende Projekt verbucht werden, da die Kasse der TU Berlin den Zahlungseingang nicht zuzuordnen weiß.


Exkursionen

Stornierungskosten für bereits geplante, aber nicht durchzuführende Exkursionen können im Rahmen einer ordnungsgemäßen Exkursionsabrechnung geltend gemacht werden. Über die Höhe einer anteiligen Kostenübernahme wird zu gegebener Zeit in Rücksprache mit den Exkursionsausschüssen entschieden. Bereits durch die Fakultät erfolgte Vorauszahlungen werden durch die FKV im Rahmen der Abrechnung berücksichtigt.

Kommunikation und Datenschutz

Kommunikation und Information

Bitte informieren Sie sich regelmäßig über aktuelle Entwicklungen auf dieser Webseite sowie auf der Webseite des Krisenstabs der TU Berlin.

Wichtiger Hinweis: Bitte kontrollieren Sie auch regelmäßig, ob Ihre E-Mail-Postfächer (sowohl die persönlichen Postfächer als auch Teamboxen (Funktions-Emailadressen)) noch aufnahmebereit sind.


Teamboxen des FSC

Die Sachgebiete Finanzen, Personal, Berufungen, Promotionen, Studienbüro usw. des Fakultäts-Service-Centers sind über sogenannte Teamboxen (Funktions-Emailadressen) erreichbar. Bitte nutzen Sie primär diese Adressen. Bitte vermeiden Sie es, zusätzlich individuelle E-Mailadressen (im Adress- oder cc-Feld) mit aufzunehmen. Dies führt nicht zur Beschleunigung von Vorgängen, sondern zu einer Mehrarbeit für die betreffenden Mitarbeiter*innen.


Datenschutz

Zum Datenschutz im Homeoffice gelten folgende grundsätzlichen Regeln:

  • Liegen in Ihrer Einrichtung (FG, Institut usw.) schützenswerte Personaldaten nur in Papierform vor, dürfen diese ohne ausdrückliche Genehmigung von Ihrem*r Vorgesetzten nicht vom Arbeitsplatz (TU) weg (nach Hause) transportiert werden.
  • Liegen in Ihrer Einrichtung (FG, Institut usw.) schützenswerte Personaldaten auch in elektronischer Form vor, sind diese nach Maßgabe der am 16.03.2020 verteilten Hinweise der ZECM zu bearbeiten.
  • Arbeiten Sie in Ihrer Einrichtung (FG, Institut usw.) mit Daten, die öffentlich, z.B. im Internet verfügbar sind, arbeiten Sie bevorzugt mit diesen.
  • Achten Sie darauf, dass dienstgeschäftliche Informationen nicht an private Kontaktdaten von nicht-autorisierten Personen gelangen. Nutzen Sie die E-Mail-Adresse, die jedes Mitglied der TU Berlin persönlich zur Verfügung gestellt bekommen hat. Bei Unklarheiten: in der Personensuche ist die offizielle Adresse vermerkt. Das Versenden an private Büroadressen usw. ist zu unterbinden.
  • Darüber hinaus ist im Homeoffice auf einen aktuellen Virenscanner zu achten. Nutzen Sie nur Rechner mit Betriebssystemen, für die regelmäßig ein Update installiert wird.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an den IT-Zuständigen in Ihrem Institut.

Neben den Informationen des Datenschutz-Teams der TU Berlin gelten auch die Anforderungen des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).


Videokonferenzen

Für Dienstgeschäfte darf nur die von der TU bereitgestellte und zertifizierte Video-Software verwendet werden. Für Gremiensitzungen und Personalgespräche ist das Tool WebEx zu nutzen.

Eine Zusammenstellung von Informationen zu vorhandenen Online-Tools, die sowohl in der Lehre als auch für sonstige Besprechungen und gemeinsames digitales Arbeiten genutzt werden können, finden Sie hier. Auf dieser Webseite sind auch Online-Weiterbildungen sowie Handreichungen und Kurzanleitungen der ZEWK verlinkt.

Zusatzinformationen / Extras

Quick Access:

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