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TU Berlin

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Informationen für Mitglieder der Fakultät VI zu den Auswirkungen der Corona-Pandemie auf den Dienstbetrieb

Sehr geehrte Damen und Herren,

auf dieser Seite stellen wir Ihnen Informationen zu den fakultätsspezifischen Regelungen zur Verfügung, die für die Binnenorganisation der Dienstabläufe in der Fakultät VI relevant sind. Über alle TU-weit geltenden Regelungen informieren Sie sich bitte regelmäßig auf der Webseite des TU-Krisenstabs.

Die Chronologie der Entwicklungen in den ersten Monaten der Corona-Pandemie können Sie im Archiv der FSC-Mitteilungen nachvollziehen.

MfG, Ch. Roesrath, FSC-L

(Seite aktualisiert am 05.11.2020)

Erreichbarkeit des Fakultäts-Service-Centers

Die Mitarbeiter*innen des Fakultäts-Service-Centers arbeiten vorrangig im Homeoffice. Sie sind vorzugsweise per E-Mail erreichbar, eine telefonische Erreichbarkeit ist unter den bekannten Nummern nur eingeschränkt gewährleistet.

Wie unten aufgeführt, sind die Sachgebiete Studium und Lehre, Evaluation, Promotionen, Berufungen, Personal und Finanzen über sogenannte Teamboxen (Funktions-Emailadressen) erreichbar. Bitte nutzen Sie primär diese Adressen. Bitte vermeiden Sie es, zusätzlich individuelle E-Mailadressen (im Adress- oder cc-Feld) mit aufzunehmen. Dies führt nicht zur Beschleunigung von Vorgängen, sondern zu einer Mehrarbeit für die betreffenden Mitarbeiter*innen.

 

Erreichbarkeit FSC
Themenbereich Studium und Lehre (Frau Großer, Frau Janik, Frau Kurz)
studienbuero@fak6.tu-berlin.de Tel. 030 314 22974
Themenbereiche Internationales, Wissenschaftlicher Nachwuchs, Öffentlichkeitsarbeit (Frau Nauerz)
myriam.nauerz@tu-berlin.de
Themenbereich Evaluation (Frau Wagner-Schelewsky)
fak6-TB-evaluation@win.tu-berlin.de
Themenbereich Promotion / Habilitation (Herr Roesrath, Frau Neas, Frau Nauerz)
promotionen@fak6.tu-berlin.de
Themenbereich Berufungen (Frau Neas, Frau Wagner-Schelewsky, Herr Roesrath)
berufungen@fak6.tu-berlin.de
Themenbereich Personal (Frau Greiner, Frau Neas, Herr Roesrath)
personal@fak6.tu-berlin.de
Themenbereich Finanzen (Frau Grund, Frau Feist)
finanzen@fak6.tu-berlin.de

Studium und Lehre

Die Vorlesungszeit des Wintersemesters 2020/21 beginnt am 02. November 2020 und endet am 27.02.2021.

Alle aktuellen Informationen zum Wintersemester 2020/21 finden Studierende und Lehrende auf der zentralen Webseite der TU Berlin sowie auf der Webseite des Referats Prüfungen (siehe dort auch die ergänzenden Hinweise für Lehrende und Prüfungsausschüsse).


Präsenzveranstaltungen

Wichtig: Für die Durchführung von Präsenzveranstaltungen gelten grundsätzlich die Regelungen der aktuell gültigen Stufe des TU-Stufenplans, wie sie auf der Webseite des TU-Krisenstabs veröffentlicht sind.

Bitte führen Sie alle Veranstaltungen, soweit irgend möglich, digital durch, um das Gebot der Kontaktminimierung zu unterstützen!

Praxisformate wie Labor- und Werkstattkurse, die zwingend in Präsenz durchgeführt werden müssen, können in Verantwortung der Fachgebiete stattfinden, sofern die Teilnehmer*innenzahl 20 nicht überschreitet, die 2-m-Abstände eingehalten werden können und ein Hygienekonzept vorliegt, das die allgemeinen Hygieneregeln der TU Berlin erfüllt (siehe auch das aktualisierte Musterkonzept). Diese Veranstaltungen sind beim FSC unter TU-Direktzugang 215959 anzuzeigen (Hinweis: Es erfolgt keine Kontrolle oder Genehmigung durch das FSC)!


Exkursionen

Für Exkursionen gelten ebenfalls die Regelungen der entsprechenden Stufe des TU-Stufenplans (siehe Webseite des TU-Krisenstabs). Zudem sind die aktuellen allgemeinen Pandemie-Regelungen des Landes Berlin zu beachten.

Ab 02. November 2020 gilt bis auf Weiteres: Obwohl Exkursionen nicht grundsätzlich verboten sind, kollidieren sie in der praktischen Umsetzung mit den Regelungen der Coronaverordnung des Landes und können nicht mehr stattfinden. Geplante Exkursionen sind abzusagen. Sollten Sie planen, die Exkursionen nachzuholen, so bitten wir Sie, diese mit Blick auf das weitere Infektionsgeschehen nicht mehr für dieses Jahr, sondern eher für das Semesterende einzuplanen.


Vorlesungsverzeichnis

Seit dem Wintersemester 2020/21 steht an der TU ein neues Vorlesungsverzeichnis zur Verfügung.

Bitte nutzen Sie dieses soweit möglich für Ihre Veranstaltungen und hinterlegen hier auch detaillierte Informationen zu Ihrem Lehrangebot für das Wintersemester 2020/21, insbesondere die Art des Angebotes (Präsenz/online; synchron/asynchron), um den Studierenden mehr Planungssicherheit zu geben. Weitere Informationen finden Sie hier.


Neben- und Gasthörer*innen

Zum Wintersemester 2020/21 lässt die TU auch wieder Neben- und Gasthörer*innen für Lehrveranstaltungen zu. Das Antragsverfahren entspricht dem des vergangenen Semesters: Der von den Dozent*innen unterschriebene Antrag wird in digitaler Form an das Referat Studium und Lehre (studienbuero[at]fak6.tu-berlin.de) übermittelt. Nach Genehmigung des Antrags erfolgt vom FSC die Weiterleitung in die Abteilung I (Studierendensekretariat). 

Bitte beachten Sie: In zulassungsbeschränkten Studiengängen der Fakultät VI werden Neben- und Gasthörer*innen nur für Vorlesungen zugelassen!


Personalmehrbedarf für die Durchführung der Lehre im Wintersemester 2020/21

Der von den Instituten bzw. Fachgebieten gemeldete Personalmehrbedarf in Form von Tutor*innen bzw. Lehraufträgen wird sukzessive im FSC bearbeitet. Es werden nur vollständig vorliegende Anträge (wichtig: hierauf bitte "Sonderbedarf Corona" vermerken!) inkl. Anlagen bearbeitet.

Bitte haben Sie Verständnis, dass aufgrund der hohen Anzahl von Anträgen die Bearbeitung etwas Zeit in Anspruch nimmt.

Achtung! Lehraufträge sind keine Personalvorgänge und sind deswegen nicht über die TUBCloud, sondern direkt an Frau Kurz (carola.kurz[at]tu-berlin.de) zu übermitteln.

Promotionen und Habilitationen

Promotionen

Wichtig: Für die Durchführung von Wissenschaftlichen Aussprachen gelten grundsätzlich die Regelungen der aktuell gültigen Stufe des TU-Stufenplans, wie sie auf der Webseite des TU-Krisenstabs veröffentlicht sind.

Entsprechend eines Beschlusses des erweiterten Fakultätsrats kann eine Wissenschaftliche Aussprache in Ausnahmefällen (besondere Dringlichkeit für die*den Kandidat*in) in Teilpräsenz (Vorsitz / Kandidat*in) und mithilfe von Videokonferenztools (Gutachter*innen / Öffentlichkeit) stattfinden. Aufgrund der technischen Vorbereitungen hat das FSC festgelegte Termine dafür eingerichtet, die Sie hier einsehen können.

Anträge auf Anmeldung zur Promotionsabsicht senden Sie bitte per Post ein. Die Adresse sowie eine Auflistung der erforderlichen Unterlagen finden Sie hier. Falls Sie den Antrag digital stellen wollen, senden Sie bitte Ihre vollständigen Unterlagen an die E-Mail-Adresse promotionen[at]fak6.tu-berlin.de. Bitte beachten Sie aber, dass dann zu einem späteren Zeitpunkt Zeugnisse und Antrag noch einmal persönlich vor Ort beglaubigt bzw. unterschrieben werden müssen.

Anträge auf Eröffnung eines Promotionsverfahrens können ebenfalls digital gestellt werden. Sie sollten per E-Mail an promotionen[at]fak6.tu-berlin.de angekündigt werden. Daraufhin erhalten Sie einen Link, um Ihre vollständigen Unterlagen inkl. Ihrer Dissertation in die Cloud hochladen zu können. Wir empfehlen Ihnen aber, die Dissertationen und den Antrag auf Eröffnung wieder analog an das FSC zu senden, da digital eingereichte Dissertation den Gutachter*innen leider auch nur digital zur Verfügung gestellt werden können.

 

Habilitationen

Bzgl. der Durchführung von Kolloquien etc. wenden Sie sich bitte an promotionen[at]fak6.tu-berlin.de.

Berufungen

Zuweisungsanträge

Verfahren zur Zuweisung von Professuren werden durch das FSC mit reduzierter Personalkapazität bearbeitet. Auch zeitliche Verzögerungen in der Gremienarbeit sind möglich. Bitte setzen Sie sich daher frühzeitig mit Frau Wagner-Schelewsky aus dem FSC in Verbindung, wenn Sie einen Zuweisungsantrag erstellen, mindestens jedoch drei Wochen vor dem geplanten Beschluss im Institutsrat.

 

Ausschreibung/Bewerbung

Aufgrund der momentanen Situation werden digitale Bewerbungen auf eine Professur der TU Berlin bevorzugt. Die aktuellen Ausschreibungen der Fakultät VI finden Sie hier.

 

Berufungskommissionen

Die Sitzungen der Berufungskommissionen der Fakultät VI finden als Videokonferenzen über WebEx statt. Die Beschlüsse erfolgen während der Sitzung in namentlicher Abstimmung und/oder im nachgelagerten Umlaufverfahren. Aufgrund technischer Limitierungen und gesetzlicher Vorschriften wird für die Beschlussfassung das Umlaufverfahren empfohlen. Für die Verabschiedung der Liste gelten gesonderte Regelungen.

Klären Sie bitte die weitere Vorgehensweise zu anstehenden Sitzungen von Berufungskommissionen mit Frau Neas aus dem FSC ab.

Personal

Personalvorgänge

Bitte reichen Sie alle Personalvorgänge (Anträge auf Ausschreibung / Einstellung / Folgebeschäftigung) ausschließlich digital über die TUBCloud beim FSC ein. Eine Bearbeitung ist ansonsten nicht möglich. 

Da Abteilung II und die Personalräte die Personalorgänge (inkl. der Unterlagen aller Bewerber*innen) in Papierform erwarten, bittet das FSC die Fachgebiete darum, die Restbewerbungen mit in die Cloud einzustellen und sie zusätzlich in Papierform parallel an II T 7 zu schicken. Bitte geben Sie immer den Namen der einzustellenden Person („Restbewerbungen zum Einstellungsvorgang Mustermann“) sowie die Ausschreibungskennziffer an und vermerken Sie, dass eine Rücksendung nicht erforderlich ist und die Papiere nach Verwendung datenschutzkonform vom Letztnutzer zu vernichten sind.

Achtung! Lehraufträge sind keine Personalvorgänge und sind deswegen nicht über die TUBCloud, sondern direkt an Frau Kurz (carola.kurz[at]tu-berlin.de) zu übermitteln.

Bei Rückfragen oder sonstigen Angelegenheiten nutzen Sie bitte ausschließlich die E-Mail-Adresse personal[at]fak6.tu-berlin.de. Verzichten Sie bitte darauf, weitere Personen im FSC zusätzlich cc zu setzen.

Wenn Sie digital unterschreiben: Bitte sperren Sie nach Unterschrift nicht das Dokument. Dann können alle anderen nicht mitzeichnen.


Bearbeitungszeit von Personalvorgängen

Bitte rechnen Sie weiterhin mit längeren Bearbeitungszeiten bei Personalvorgängen. Es ist mit einer Bearbeitungsdauer von mindestens 4-6 Wochen zu rechnen (Personalabteilung und Personalrat). Hinzu kommt der zeitliche Vorlauf in der Fakultät (Zeit für Rücksprachen, Einbindung der Frauenbeauftragten etc.). Durch krankheitsbedingte Abwesenheiten kann es zu weiteren Verzögerungen kommen.

Finanzen

Für die Bearbeitung von Rechnungsvorgängen gilt der reguläre Prozess, bei dem alle Unterlagen nur in Papierform an das FSC eingereicht werden. Das FSC gibt diese zusammen mit der Anordnung an die Finanzabteilung weiter.


Beschaffungen

Bitte prüfen Sie grundsätzlich bei jeder Beschaffung, ob diese jetzt nötig ist, da das FSC derzeit eine Vielzahl an Rechnungen zu bearbeiten hat.

Insbesondere bei Beschaffungen fürs Homeoffice (Toner, Büromaterial, Telefonkarten, Drucker, Scanner, Kostenerstattungsanträge für zusätzliches Datenvolumen, Head-Sets, Kameras etc.) ist eine starke Zunahme von Rechnungsvorgängen und Erstattungsanträgen zu beobachten. Diese belasten die weiterhin reduzierten Kapazitäten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an solchen Zahlungsvorgängen beteiligt sind (Fachgebiete, Fakultätsverwaltung, Zentrale Univerwaltung), in enormer Weise. Bitte prüfen Sie daher aus Rücksicht auf die Kolleg*innen, ob eine solche Beschaffung bzw. die Einreichung eines solchen Vorgangs nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit notwendig ist.

Sollten Bestellungen dennoch notwendig sein, beachten Sie bitte, dass diese nur bei vorhandenen Kreditoren erfolgen, da eine Neuanlage von Kreditoren zurzeit zu viele Ressourcen bindet.

Bei der Einreichung von Skontorechnungen ist auf der Auszahlungsanordnung der Brutto-Betrag und bei Fälligkeit die Skontofrist einzutragen.

Wichtig bei Erstattungen: Jedem Erstattungsantrag ist ein Originalbeleg bzw. eine Originalrechnung beizulegen. Die Originalrechnung muss die Privatanschrift der*s Antragsteller*in enthalten, keine TU-Rechnungsanschrift! Onlinerechnungen sind mit dem Vermerk „Diese Abrechnungsunterlage ist ein Online-Original und wird nicht für weitere Abrechnungszwecke verwendet.“ zu versehen und abzuzeichnen.

Bzgl. größerer Beschaffungen (> 10.000 Euro) wenden Sie sich bitte an die Zentrale Vergabestelle.

Im Übrigen hat sich das Verfahren zur Auftragsvergabe durch das Inkrafttreten der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zum 01. April 2020 verändert. Bitte verfahren Sie bei zukünftigen Beschaffungen nach diesen gültigen Regularien. Entsprechende Formulare finden Sie auf den Seiten der Zentralen Vergabestelle.


Zahlungseingänge

Für Zahlungseingänge gilt folgender Grundsatz: Es ist für jeden zu erwartenden Zahlungseingang eine Annahmeanordnung unter Beilage aller zahlungsbegründenden Unterlagen zu fertigen und über das FSC (Sekretariat A1) zu leiten. Wenn dies nicht erfolgt, kann der Zahlungseingang nicht auf die entsprechende Kostenstelle oder das entsprechende Projekt verbucht werden, da die Kasse der TU Berlin den Zahlungseingang nicht zuzuordnen weiß.


Exkursionen

Stornierungskosten für bereits geplante, aber nicht durchzuführende Exkursionen können im Rahmen einer ordnungsgemäßen Exkursionsabrechnung geltend gemacht werden. Über die Höhe einer anteiligen Kostenübernahme wird zu gegebener Zeit in Rücksprache mit den Exkursionsausschüssen entschieden. Bereits durch die Fakultät erfolgte Vorauszahlungen werden durch die FKV im Rahmen der Abrechnung berücksichtigt.

Kommunikation und Datenschutz

Kommunikation und Information

Bitte informieren Sie sich regelmäßig über aktuelle Entwicklungen auf dieser Webseite sowie auf der Webseite des Krisenstabs der TU Berlin.

Wichtiger Hinweis: Bitte kontrollieren Sie auch regelmäßig, ob Ihre E-Mail-Postfächer (sowohl die persönlichen Postfächer als auch Teamboxen (Funktions-Emailadressen)) noch aufnahmebereit sind.


Teamboxen des FSC

Die Sachgebiete Finanzen, Personal, Berufungen, Promotionen, Studienbüro usw. des Fakultäts-Service-Centers sind über sogenannte Teamboxen (Funktions-Emailadressen) erreichbar. Bitte nutzen Sie primär diese Adressen. Bitte vermeiden Sie es, zusätzlich individuelle E-Mailadressen (im Adress- oder cc-Feld) mit aufzunehmen. Dies führt nicht zur Beschleunigung von Vorgängen, sondern zu einer Mehrarbeit für die betreffenden Mitarbeiter*innen.


Datenschutz

Zum Datenschutz im Homeoffice gelten folgende grundsätzlichen Regeln:

  • Liegen in Ihrer Einrichtung (FG, Institut usw.) schützenswerte Personaldaten nur in Papierform vor, dürfen diese ohne ausdrückliche Genehmigung von Ihrem*r Vorgesetzten nicht vom Arbeitsplatz (TU) weg (nach Hause) transportiert werden.
  • Liegen in Ihrer Einrichtung (FG, Institut usw.) schützenswerte Personaldaten auch in elektronischer Form vor, sind diese nach Maßgabe der am 16.03.2020 verteilten Hinweise der ZECM zu bearbeiten.
  • Arbeiten Sie in Ihrer Einrichtung (FG, Institut usw.) mit Daten, die öffentlich, z.B. im Internet verfügbar sind, arbeiten Sie bevorzugt mit diesen.
  • Achten Sie darauf, dass dienstgeschäftliche Informationen nicht an private Kontaktdaten von nicht-autorisierten Personen gelangen. Nutzen Sie die E-Mail-Adresse, die jedes Mitglied der TU Berlin persönlich zur Verfügung gestellt bekommen hat. Bei Unklarheiten: in der Personensuche ist die offizielle Adresse vermerkt. Das Versenden an private Büroadressen usw. ist zu unterbinden.
  • Darüber hinaus ist im Homeoffice auf einen aktuellen Virenscanner zu achten. Nutzen Sie nur Rechner mit Betriebssystemen, für die regelmäßig ein Update installiert wird.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an den IT-Zuständigen in Ihrem Institut.

Neben den Informationen des Datenschutz-Teams der TU Berlin gelten auch die Anforderungen des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).


Videokonferenzen

Für Dienstgeschäfte darf nur die von der TU bereitgestellte und zertifizierte Video-Software verwendet werden. Für Gremiensitzungen und Personalgespräche ist das Tool WebEx zu nutzen.

Eine Zusammenstellung von Informationen zu vorhandenen Online-Tools, die sowohl in der Lehre als auch für sonstige Besprechungen und gemeinsames digitales Arbeiten genutzt werden können, finden Sie hier. Auf dieser Webseite sind auch Online-Weiterbildungen sowie Handreichungen und Kurzanleitungen der ZEWK verlinkt.

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