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TU Berlin

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Informationen für Mitglieder der Fakultät VI zu den Auswirkungen der Corona-Pandemie auf den Dienstbetrieb

Sehr geehrte Damen und Herren,

auf dieser Seite stellen wir Ihnen den aktuellen Stand aller Informationen zur Verfügung, die für die Binnenorganisation der Dienstabläufe in der Fakultät wichtig sind. Es sind immer nur ergänzende Hinweise. Die Informationen sind nicht alternativ zu den Hinweisen des Krisenstabs der TU Berlin [1] zu verstehen.

Die Chronologie der Entwicklungen in den ersten Monaten der Corona-Pandemie können Sie im Archiv der FSC-Mitteilungen [2] nachvollziehen.

MfG, Ch. Roesrath, FSC-L

(Seite aktualisiert am 20.08.2020)
 

Eingeschränkter Präsenzbetrieb

Nach der Phase des Präsenznotbetriebs vom 20.03.2020 bis zum 17.05.2020 findet seit dem 18.05.2020 - und bis auf Weiteres - ein eingeschränkter Präsenzbetrieb an der TU Berlin statt. Dies beinhaltet Arbeitsmöglichkeiten unter Auflagen auf dem Campus und auch im Wintersemester 2020/21 eine weitgehende Beibehaltung der digitalen Lehre. Bitte lesen Sie hierzu die Infobriefe des TU-Krisenstabs [3] und informieren Sie sich laufend auf dieser Webseite über die konkrete Ausgestaltung der aktuell geltenden Regelungen für die Fakultät VI.

 

Arbeiten auf dem Campus

Für das Arbeiten auf dem Campus gelten weiterhin die Hygiene- und Schutzmaßnahmen, wie sie im Infobrief des TU-Krisenstabs vom 05.05.2020 [4] veröffentlicht sind. Diese sind unbedingt einzuhalten!

Zudem bedarf es eines Einsatzplans für jede Organisationseinheit. Darin wird von den Vorgesetzten in Absprache mit den Mitarbeiter*innen die tägliche Anwesenheit aller Mitarbeiter*innen festgelegt. Die zu beachtenden Regelungen sind im Infobrief vom 14.05.2020 [5] sowie bzgl. der Belegung von Büroräumen im Infobrief vom 08.07.2020 [6] genannt.

Das FSC empfiehlt ausdrücklich, einen solchen Einsatzplan schriftlich festzuhalten, ihn den Mitarbeiter*innen auszuhändigen und die tatsächliche Anwesenheit jeweils im persönlichen Gleitzeitbogen mit dem Zusatz „Präsenzzeit“ bzw. „Homeoffice“ festzuhalten. Zudem ist es hilfreich, diese Einsatzplanung beim GD-Sekretariat zu hinterlegen. Sollte es zu einem Infektionsfall kommen, muss rückverfolgt werden können, wer wann mit welcher Person theoretisch in Kontakt gewesen sein könnte.

Eine Zustimmung / Kenntnisnahme / Genehmigung durch das FSC ist nicht nötig.

 

Arbeiten im Homeoffice

Nach wie vor soll so viel Homeoffice wie möglich für alle TU-Beschäftigte ermöglicht werden.

Sofern die Einsatzplanung (s.o.) zwischen Präsenz- und Homeoffice differenziert, kann diese auch als bindende Absprache mit der*dem Vorgesetzten, die*der für ihren*seinen Verantwortungsbereich plant, dienen. Diese Absprache ist laut Infobrief vom 14.05.2020 für eine weitere Tätigkeit im Homeoffice notwendig.
 

Erreichbarkeit des Fakultäts-Service-Centers

Die Mitarbeiter*innen des Fakultäts-Service-Centers arbeiten weiterhin vorrangig im Homeoffice. Sie sind vorzugsweise per E-Mail erreichbar, eine telefonische Erreichbarkeit ist unter den bekannten Nummern nur eingeschränkt gewährleistet.

 

Erreichbarkeit FSC
Themenbereich Studium und Lehre (Frau Großer, Frau Janik, Frau Kurz)
studienbuero@fak6.tu-berlin.de Tel. 030 314 22974
Themenbereich Internationales (Frau Nauerz)
studienbuero@fak6.tu-berlin.de
Themenbereich Evaluation (Frau Wagner-Schelewsky)
fak6-TB-evaluation@win.tu-berlin.de
Themenbereich Promotion / Habilitation (Herr Roesrath, Frau Neas, Frau Nauerz)
promotionen@fak6.tu-berlin.de
Themenbereich Berufungen (Frau Neas, Frau Wagner-Schelewsky, Herr Roesrath)
berufungen@fak6.tu-berlin.de
Themenbereich Personal (Frau Greiner, Frau Neas, Herr Roesrath)
personal@fak6.tu-berlin.de
Themenbereich Finanzen (Frau Grund, Frau Feist)
finanzen@fak6.tu-berlin.de

Studium und Lehre

Die Vorlesungszeit des Wintersemesters 2020/21 beginnt am 02. November 2020 und wird überwiegend online stattfinden. Bitte lesen Sie hierzu auch das Informationsschreiben des TU-Präsidiums vom 20.07.2020 [7].

Auf unserer Webseite unter Studium und Lehre [8] finden Sie allgemeine Informationen zum Studium, zu Prüfungs- und Anerkennungsfragen, zu Bewerbung, Zulassungsverfahren und Fristen sowie zur internationalen Studierendenmobilität.

Die TU-Gebäude sind für Studierende derzeit nur kontrolliert zugänglich, die PC-Pools, Lernräume und Foyers mit Sitzgelegenheiten bleiben vorerst geschlossen. Die Universitätsbibliothek ist für die Ausleihe offen, ein Platz im Lesesaal kann vorab online gebucht [9] werden.

 

Praxisformate in Präsenz

Laut Infobrief des TU-Krisenstabs vom 06.08.2020 [10] gelten ab 10.08.2020 neue Regelungen zu Präsenzveranstaltungen. Diese neuen Regelungen treffen auf folgende Veranstaltungsformate mit bis zu 20 Teilnehmer*innen zu, die auch außerhalb des TU-Campus stattfinden können und von TU-Mitgliedern organisiert werden:

  • Labor- und Werkstattpraktika
  • Geländeübungen und Exkursionen
  • Blockveranstaltungen während der vorlesungsfreien Zeit
  • Klausurtagungen von Fachgebieten oder Instituten
  • Statusworkshops von Forschungsprojekten (z.B. Exzellenzcluster, SFBs, Transregios, ...)
  • Weiterbildungsveranstaltungen von Fachgebieten oder Instituten

Die Verantwortung für die Durchführung dieser Praxisformate wird ab sofort an die Fachgebiete übertragen, die Genehmigung durch das Präsidium entfällt!

Grundlage für die Durchführung von Praxisformaten sind die „Regeln zu Hygiene- und Schutzmaßnahmen“ der TU Berlin vom 5. Mai 2020 [11]. Darauf aufbauend ist für die jeweilige Veranstaltung ein Hygienekonzept zu erarbeiten, das auch das Führen einer Teilnehmer*innen-Liste vorsieht. Das jeweilige Hygienekonzept ist auf Verlangen vorzulegen. Als Muster kann das Hygienekonzept [12], das SDU zur Unterstützung ins Netz gestellt hat, verwendet werden. Damit Studierende bzw. Beschäftigte die Regeln verstehen und angewiesen sind, sind diese Regeln der Hygienekonzepte nachweislich zu unterweisen.

Wichtig: Die Fachgebiete werden gebeten, diese Präsenzveranstaltungen bei ihrer jeweiligen Fakultätsverwaltung anzuzeigen. Für die Fakultät VI nutzen Sie hierfür bitte das Online-Formular [13] (mit vorheriger Anmeldung im TU-Portal).

Hinsichtlich des Praxisformats Exkursionen bittet das FSC darum, folgende Aspekte in Ihre Überlegungen mit einzubeziehen:

  • Die Nutzung des ÖPNV soll weitgehend vermieden werden.
  • Die Maskenpflicht und die gültigen Abstandregelungen (1,5 m) sind einzuhalten. Bitte passen Sie die Gruppengröße in Bezug auf die zur Verfügung stehende Fläche entsprechend an.
  • Bitte beachten Sie zudem: Es ist immer und rechtzeitig (einige Werktage im Voraus) ein Exkursionsantrag beim FSC zu stellen, auch wenn kein Zuschuss erbeten wird (Versicherungsschutz!). In letzterem Falle ist eine Mitzeichnung / Befürwortung der*des Exkursionsausschusses / Institutsrates / Geschäftsführenden Direktor*in nicht erforderlich. Exkursionen innerhalb Berlins (Tarifgebiet A, B, C) werden nicht bezuschusst. Bei Tagesexkursionen wird ein Zuschuss zu den Fahrtkosten (maximal 200,00 Euro) gezahlt.

 

Prüfungen

Die grundsätzlichen Möglichkeiten für Prüfungen (mündlich/schriftlich, Online/Präsenz) sind auch im Wintersemester 2020/21 gemäß den bekannten Richtlinien gegeben.


1. Schriftliche Prüfungen

Präsenzprüfungen können seit dem 18.05.2020 unter Beachtung der RKI-Regeln und der Hygiene- und Schutzmaßnahmen der TU Berlin durchgeführt werden.

Wichtig: Sollten Sie Ihre schriftlichen Prüfungen oder Prüfungsleistungen bisher nicht über die zentrale Klausurplanung organisiert haben und Prüfungen anbieten wollen, melden Sie sich bitte unter klausurtermin[at]innocampus.tu-berlin.de, damit diese Prüfungen berücksichtigt werden können. Bitte fügen Sie folgende Informationen bei: Veranstaltung bzw. Modul, Ansprechpartner*in, Dauer der Prüfung, voraussichtliche Teilnehmer*innenzahl, Studiengang.

Studierenden, die für die Durchführung ihrer Abschlussarbeiten Zugang zu Laboren oder Werkstätten benötigen, kann dieser Zugang gewährt werden. Die Fachgebiete entscheiden im Rahmen der Aufstellung ihrer Einsatzpläne und unter Berücksichtigung der Hygiene- und Schutzmaßnahmen der TU Berlin, welche Studierenden für welche Zeiträume Zugang zu welchen Laboren oder Werkstätten erhalten, und stellen den Studierenden entsprechende Bescheinigungen aus.


2. Mündliche Prüfungen

Mündliche Prüfungen können gemäß der Vorgaben der TU Berlin online stattfinden. Eine Handreichung finden Sie hier [14].

Seit 02. Juni 2020 können mündliche Prüfungen auch in hinreichend großen Räumen (Seminar- / Besprechungsräume) der Fachgebiete unter Einhaltung der Hygiene- und Schutzmaßnahmen der TU Berlin durchgeführt werden. Die Fachgebietsleiter*innen sind für die Einhaltung der Schutzmaßnahmen und prüfungsrechtlichen Vorschriften selbst verantwortlich. Insbesondere müssen die Fachgebiete die zu Prüfenden mit entsprechenden Bescheinigungen ausstatten, damit der Zugang zum jeweiligen Gebäude möglich ist.

Für bereits über VP SL angemeldete Prüfungen werden die Raumbuchungen im Mathegebäude aufrecht erhalten und müssen – falls nicht mehr benötigt – explizit über VP SL storniert werden.

Es wird empfohlen, letztmalige mündliche Prüfungsversuche immer als Präsenzprüfung durchzuführen.

 

Datenschutz in der Lehre

Ein Mitschnitt von Online-Lehrangeboten ist grundsätzlich weder für den kommerziellen noch für den privaten Gebrauch zulässig und verletzt das Recht am eigenen Bild sowohl der Lehrenden als auch der Studierenden.

Allerdings kann der*die Lehrende ausnahmsweise einen Mitschnitt gestatten bzw. selbst durchführen (um z.B. Lehrinhalte besser nacharbeiten zu können), wenn dies vor Beginn der Lehrveranstaltung deutlich kommuniziert und eine Einwilligung aller Beteiligten eingeholt wurde. Verweigern einzelne Studierende diese Einwilligung, so sind Möglichkeiten zu schaffen, dass diese Studierenden trotzdem teilnehmen können.

Weitere Datenschutz-Regelungen finden Sie unter Kommunikation und Datenschutz.

 

Lehraufträge

Die Genehmigungen von Lehraufträgen behalten bis auf Weiteres ihre Gültigkeit.

Die Fakultät VI bedankt sich bei allen Lehrbeauftragten, die trotz der gegebenen Umstände und der kurzfristigen Umstellung des Lehrangebotes auf digitale Konzepte im Sommersemester 2020 bereit waren und sind, die Fakultät VI in der Lehre zu unterstützen!

Wichtiger Hinweis: Die Vergütung wird bei Lehraufträgen grundsätzlich nur dann gezahlt, wenn die Lehrveranstaltung auch stattfindet (dies kann auch in Form von Online‐Lehrformaten erfolgen). Etwas anderes gilt nur, wenn die Lehrveranstaltung aus einem Grund, der in der Risikosphäre der Hochschule liegt, ausfällt. Dies ist bei einem Ausfall wegen Corona nicht der Fall, da das Risiko nicht dem Verantwortungsbereich der Hochschule zuzurechnen ist. Die Zahlung einer Vergütung für eine wegen des Corona‐Risikos ausgefallene Lehrveranstaltung kommt grundsätzlich nicht in Betracht.

 

Neben- und Gasthörer*innen

Auch im Sommersemester 2020 können Nebenhörer*innen anderer Hochschulen an Lehrveranstaltungen der Fakultät VI teilnehmen. Hierbei gilt weiterhin, dass in NC-Studiengängen der Fakultät VI ausschließlich eine Teilnahme an Vorlesungen durch das Dekanat genehmigt wird!

Die Antragsteller*innen senden den ausgefüllten Antrag elektronisch an die jeweiligen Dozent*innen. Bitte bestätigen Sie diesen Antrag mit Ihrer digitalen Unterschrift und senden den Antrag an den*die Antragsteller*in zurück. Diese*r leitet den Antrag dann für den weiteren Genehmigungsweg an das Dekanat der Fakultät VI (studienbuero[at]fak6.tu-berlin.de) weiter.

Eine Teilnahme von Gasthörer*innen an Lehrveranstaltungen der TU Berlin ist aus technischen Gründen zurzeit leider nicht möglich.
 

Forschung

Bitte beachten Sie für Forschungstätigkeiten auf dem Campus die im Infobrief des TU-Krisenstabs vom 14.05.2020 [15] genannten Rahmenbedingungen und Regelungen sowie die Hinweise des FSC zum eingeschränkten Präsenzbetrieb.

 

Öffentliche und wissenschaftliche Veranstaltungen an der TU Berlin

Bis einschließlich 30. September 2020 dürfen keine öffentlichen und wissenschaftlichen Veranstaltungen an der TU Berlin stattfinden, ab 1. Oktober 2020 ist die Durchführung von kleineren wissenschaftlichen Veranstaltungen in ausgewählten Hörsälen und Tagungsräumen mit entsprechender Lüftung wieder möglich. Sollten es die Räumlichkeiten und die Hygieneregeln erlauben, sind bis max. 100 Teilnehmer*innen erlaubt. Bei allen Veranstaltungen muss der wissenschaftliche Bezug und/oder der Bezug zu einem Forschungsvorhaben im Mittelpunkt stehen. Es sind auch externe Gäste erlaubt. Wünschenswert ist jedoch auch, eine digitale Teilhabe zu ermöglichen, um Kontakt und Reisetätigkeiten zu minimieren bzw. zu vermeiden.   

Die für die Veranstaltungen zu beachtenden Vorgaben finden Sie im Infobrief des TU-Krisenstabs vom 06.08.2020 [16]. Eine Anmeldung erfolgt beim Team Eventmanagement [17]; der Anmeldung muss ein Hygienekonzept beigelegt werden.

Interne Veranstaltungsbedarfe aus den Fachgebieten werden bei der Buchung der Eventräume bevorzugt. Grundsätzlich haben bei der Raumplanung für die TU Berlin Studium und Lehre sowie Prüfungen Vorrang.

Diese Regelung steht unter Vorbehalt und wird an die Pandemieentwicklung angepasst.

 

Corona-Maßnahmen verschiedener Förderorganisationen

Informationen zum Umgang mit der aktuellen Situation durch Förderorganisationen finden Sie auf der Webseite der TU-Forschungsabteilung [18]. Das Dokument ist mit TU-Login einsehbar und wird regelmäßig aktualisiert.
 

Promotionen und Habilitationen

Promotionen

Seit Mitte Juni 2020 führt die Fakultät VI in Ausnahmefällen wieder Wissenschaftliche Aussprachen im Rahmen von Promotionsvorhaben durch, sofern eine besondere Dringlichkeit für die*den Kandidat*in gegeben ist. Entsprechend eines Beschlusses des erweiterten Fakultätsrats kann dies in Teilpräsenz (Vorsitz / Kandidat*in) und mithilfe von Videokonferenztools (Gutachter*innen / Öffentlichkeit) stattfinden. Aufgrund der technischen Vorbereitungen hat das FSC festgelegte Termine dafür eingerichtet, die Sie hier [19] einsehen können.

Da das FSC wieder eingeschränkt geöffnet ist, können Sie Anträge auf Anmeldung zur Promotionsabsicht wieder per Post einsenden. Die Adresse sowie eine Auflistung der erforderlichen Unterlagen finden Sie hier [20]. Falls Sie den Antrag digital stellen wollen, senden Sie bitte Ihre vollständigen Unterlagen an die E-Mail-Adresse promotionen[at]fak6.tu-berlin.de. Bitte beachten Sie aber, dass dann zu einem späteren Zeitpunkt Zeugnisse und Antrag noch einmal persönlich vor Ort beglaubigt bzw. unterschrieben werden müssen.

Anträge auf Eröffnung eines Promotionsverfahrens können ebenfalls digital gestellt werden. Sie sollten per E-Mail an promotionen[at]fak6.tu-berlin.de angekündigt werden. Daraufhin erhalten Sie einen Link, um Ihre vollständigen Unterlagen inkl. Ihrer Dissertation in die Cloud hochladen zu können. Wir empfehlen Ihnen aber, die Dissertationen und den Antrag auf Eröffnung wieder analog an das FSC zu senden, da digital eingereichte Dissertation den Gutachter*innen leider auch nur digital zur Verfügung gestellt werden können.

 

Habilitationen

Im Rahmen von Habilitationsvorhaben finden derzeit in Ausnahmefällen wieder Kolloquien statt. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich an promotionen[at]fak6.tu-berlin.de.
 

Berufungen

Zuweisungsanträge

Verfahren zur Zuweisung von Professuren werden durch das FSC mit reduzierter Personalkapazität bearbeitet. Auch zeitliche Verzögerungen in der Gremienarbeit sind möglich. Bitte setzen Sie sich daher frühzeitig mit Frau Wagner-Schelewsky aus dem FSC in Verbindung, wenn Sie einen Zuweisungsantrag erstellen, mindestens jedoch drei Wochen vor dem geplanten Beschluss im Institutsrat.

 

Ausschreibung/Bewerbung

Aufgrund der momentanen Situation werden digitale Bewerbungen auf eine Professur der TU Berlin bevorzugt. Die aktuellen Ausschreibungen der Fakultät VI finden Sie hier [21].

 

Berufungskommissionen

Die Sitzungen der Berufungskommissionen der Fakultät VI finden als Videokonferenzen über WebEx statt. Die Beschlüsse erfolgen während der Sitzung in namentlicher Abstimmung und/oder im nachgelagerten Umlaufverfahren. Aufgrund technischer Limitierungen und gesetzlicher Vorschriften wird für die Beschlussfassung das Umlaufverfahren empfohlen. Für die Verabschiedung der Liste gelten gesonderte Regelungen.

Klären Sie bitte die weitere Vorgehensweise zu anstehenden Sitzungen von Berufungskommissionen mit Frau Neas aus dem FSC ab.
 

Personal

Personalvorgänge

Bitte reichen Sie alle Personalvorgänge (Anträge auf Ausschreibung/Einstellung/Folgebeschäftigung) weiterhin digital über die tubcloud beim FSC ein. Eine Bearbeitung ist ansonsten nicht möglich. Bitte nutzen Sie die Cloud jedoch ausschließlich für Personalvorgänge. Anträge für die Erteilung von Lehraufträgen, Auszahlungsanordnungen bitte nicht über die Cloud einreichen.

Da Abteilung II und die Personalräte die Personalorgänge (inkl. der Unterlagen aller Bewerber*innen) wieder in Papierform erwarten, bittet das FSC die Fachgebiete darum, die Restbewerbungen mit in die Cloud einzustellen und sie zusätzlich in Papierform parallel an II T 7 zu schicken. Bitte geben Sie immer den Namen der einzustellenden Person („Restbewerbungen zum Einstellungsvorgang Mustermann“) sowie die Ausschreibungskennziffer an und vermerken Sie, dass eine Rücksendung nicht erforderlich ist und die Papiere nach Verwendung datenschutzkonform vom Letztnutzer zu vernichten sind.

Aufgrund der stark reduzierten Personalkapazitäten in Abteilung II gilt bis auf Weiteres eine Priorisierung der Personalvorgänge, die für die Funktionsfähigkeit der TU Berlin von Bedeutung sind und/oder deren Nichtbearbeitung zu existentiellen Notsituationen führen wird, insbesondere Einstellungsangelegenheiten, Verlängerungen von Arbeitsverhältnissen, kurzfristig fällige Anträge auf Elterngeld sowie die Beendigung von Arbeitsverhältnissen.

Dazu zwei wichtige Hinweise:

  1. Reichen Sie alle Anträge so frühzeitig wie möglich ein (aufgrund geänderter Verfahrensabläufe und stark reduzierter Personalkapazitäten in Abt. II mindestens sechs, regelhaft acht Wochen vor Umsetzungsstichtag)!
  2. Und achten Sie darauf, dass die Vorgänge vollständig sind (s. dazu die Liste im Anhang des FSC-Infobriefs vom 22.04.2020 [22]).

 

Zur Möglichkeit von Vorstellungsgesprächen in Präsenz lesen Sie bitte den Infobrief des TU-Krisenstabs vom 14.05.2020 [23]. Vorstellungsgespräche sind weiterhin auch mithilfe von Videokonferenztools und unter Beteiligung des Personalrats, der Frauenbeauftragten sowie ggf. weiterer Beauftragter durchführbar (über WebEx, siehe auch Kommunikation und Datenschutz).

 

Corona-bedingte Verlängerung von WM-Verträgen

In der Mitteilung des Berliner Senats vom 03.04.2020 [24] zur Durchführung des Sommersemesters 2020 wird unter Punkt 6 der Rahmenbedingungen folgende Möglichkeit genannt:

„Falls geplante wissenschaftliche Aufgaben (oder in Ausnahmefällen auch nicht-wissenschaftliche Aufgaben) im Sommersemester nicht wahrgenommen werden können, wird eine Verlängerung von befristeten Verträgen, die bis zum 31.12.2021 auslaufen, um 6 Monate angestrebt, soweit anderweitige zuwendungs- oder personalrechtliche Regelungen dem nicht entgegenstehen.“

Das bedeutet konkret: trifft diese Situation ein, können Verträge mit haushaltsfinanzierten wissenschaftlichen Mitarbeitern*innen, die zwischen dem 1.5.2020 und dem 31.12.2021 regulär auslaufen, um 6 Monate verlängert werden. Die im Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG) genannten Höchstbefristungszeiten (6 Jahren) dürfen nicht überschritten werden.

Ist eine solche Antragstellung geboten, verschiebt sich eine evtl. Nachbesetzung. Insbesondere wenn bspw. eine Promotion durch die aktuellen Beschränkungen gefährdet ist, empfiehlt sich eine solche Antragstellung. Bitte informieren Sie die Fakultätsverwaltung (personal[at]fak6.tu-berlin.de) frühzeitig, ob ein solcher Bedarf besteht bzw. entstehen könnte. Es bedarf in jedem Fall einer individuellen Prüfung und eines entsprechenden zeitlichen Vorlaufs.

Dazu ist das Formular Antrag auf Folgebeschäftigung zu verwenden.

 

Betreuung von Kindern

Der Krisenstab der TU Berlin hat Regelungen für Sorgeberechtigte betreuungsbedürftiger Kinder getroffen. Bitte informieren Sie sich darüber im Infobrief vom 29.04.2020 sowie im Infobrief vom 29.05.2020 [25] des TU-Krisenstabs.
 

Finanzen

Für die Bearbeitung von Rechnungsvorgängen gilt wieder der reguläre Prozess, bei dem alle Unterlagen nur in Papierform an das FSC eingereicht werden. Das FSC gibt diese zusammen mit der Anordnung an die Finanzabteilung weiter.

 

Beschaffungen

Bitte prüfen Sie grundsätzlich bei jeder Beschaffung, ob diese jetzt nötig ist, da das FSC derzeit eine Vielzahl an Rechnungen zu bearbeiten hat.

Insbesondere bei Beschaffungen fürs Homeoffice (Toner, Büromaterial, Telefonkarten, Drucker, Scanner, Kostenerstattungsanträge für zusätzliches Datenvolumen, Head-Sets, Kameras etc.) ist eine starke Zunahme von Rechnungsvorgängen und Erstattungsanträgen zu beobachten. Diese belasten die weiterhin reduzierten Kapazitäten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an solchen Zahlungsvorgängen beteiligt sind (Fachgebiete, Fakultätsverwaltung, Zentrale Univerwaltung), in enormer Weise. Bitte prüfen Sie daher aus Rücksicht auf die Kolleg*innen, ob eine solche Beschaffung bzw. die Einreichung eines solchen Vorgangs nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit notwendig ist, zumal sich die Universität wieder in Teilpräsenz befindet.

Sollten Bestellungen dennoch notwendig sein, beachten Sie bitte, dass diese nur bei vorhandenen Kreditoren erfolgen, da eine Neuanlage von Kreditoren zurzeit zu viele Ressourcen bindet.

Bei der Einreichung von Skontorechnungen ist auf der Auszahlungsanordnung der Brutto-Betrag und bei Fälligkeit die Skontofrist einzutragen.

Wichtig bei Erstattungen: Jedem Erstattungsantrag ist ein Originalbeleg bzw. eine Originalrechnung beizulegen. Die Originalrechnung muss die Privatanschrift der*s Antragsteller*in enthalten, keine TU-Rechnungsanschrift! Onlinerechnungen sind mit dem Vermerk „Diese Abrechnungsunterlage ist ein Online-Original und wird nicht für weitere Abrechnungszwecke verwendet.“ zu versehen und abzuzeichnen.

Bzgl. größerer Beschaffungen (> 10.000 Euro) wenden Sie sich bitte an die Zentrale Vergabestelle [26].

Im Übrigen hat sich das Verfahren zur Auftragsvergabe durch das Inkrafttreten der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zum 01. April 2020 verändert. Bitte verfahren Sie bei zukünftigen Beschaffungen nach diesen gültigen Regularien [27]. Entsprechende Formulare finden Sie auf den Seiten der Zentralen Vergabestelle.

 

Zahlungseingänge

Für Zahlungseingänge gilt folgender Grundsatz: Es ist für jeden zu erwartenden Zahlungseingang eine Annahmeanordnung unter Beilage aller zahlungsbegründenden Unterlagen zu fertigen und über das FSC (Sekretariat A1) zu leiten. Wenn dies nicht erfolgt, kann der Zahlungseingang nicht auf die entsprechende Kostenstelle oder das entsprechende Projekt verbucht werden, da die Kasse der TU Berlin den Zahlungseingang nicht zuzuordnen weiß.

 

Exkursionen

Bitte beachten Sie die aktuellen Regelungen zur Durchführung von Exkursionen im Abschnitt Studium und Lehre.

Stornierungskosten für bereits geplante, aber nicht durchzuführende Exkursionen können im Rahmen einer ordnungsgemäßen Exkursionsabrechnung geltend gemacht werden. Über die Höhe einer anteiligen Kostenübernahme wird zu gegebener Zeit in Rücksprache mit den Exkursionsausschüssen entschieden. Bereits durch die Fakultät erfolgte Vorauszahlungen werden durch die FKV im Rahmen der Abrechnung berücksichtigt.

  

Zutritt zu den Gebäuden

Im derzeit eingeschränkten Präsenzbetrieb der TU Berlin findet eine Eingangskontrolle zu den TU-Gebäuden mittels TU-Dienstausweis oder anderem Nachweis der Berechtigung statt. Zudem haben die im Infobrief des TU-Krisenstabs vom 05.05.2020 [28] veröffentlichten Hygiene- und Schutzmaßnahmen weiterhin Bestand.

Über die detaillierten Regelungen für das Arbeiten auf dem TU-Campus informieren Sie sich bitte in den Infobriefen des TU-Krisenstabs [29] sowie im Abschnitt Eingeschränkter Präsenzbetrieb.

Für Studierende sind die TU-Gebäude derzeit nur sehr eingeschränkt zugänglich, die PC-Pools, Lernräume und Foyers mit Sitzgelegenheiten bleiben vorerst geschlossen. Die Universitätsbibliothek ist für die Ausleihe offen, ein Platz im Lesesaal kann vorab online gebucht [30] werden.

Dienstreisen

Dienstreisen sind wieder möglich (seit 08.07.2020 auch wieder ins Ausland), sofern sie zwingend erforderlich sind. Ausgenommen hiervon sind Gebiete, die seitens des RKI und des Auswärtigen Amtes als Risikogebiete eingestuft werden bzw. für welche eine Reisewarnung ausgesprochen wurde. In diese Gebiete sind Dienstreisen weiterhin nicht zugelassen. Die*der Vorgesetzte entscheidet vor diesem Hintergrund, ob eine Dienstreise möglich ist und genehmigt wird.

Hinsichtlich der Erstattung von Reisekosten beachten Sie bitte die Informationen des TU-Krisenstabs vom 16.07.2020 [31].

Gremiensitzungen

Das FSC empfiehlt auch weiterhin, Gremiensitzungen der Fakultät VI als Videokonferenzen durchzuführen (über WebEx, siehe auch Kommunikation und Datenschutz).

Für detailliertere Informationen und bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre*n Geschäftsführende*n Direktor*in oder an den Fakultätsverwaltungsleiter.

Die Unterlagen der aktuellsten Sitzung des Fakultätsrats finden Sie hier [32].
 

Kommunikation und Datenschutz

Kommunikation und Information

Bitte informieren Sie sich regelmäßig über aktuelle Entwicklungen auf dieser Webseite und auf der Webseite zu Studium und Lehre [33] der Fakultät VI sowie auf der Webseite des Krisenstabs der TU Berlin [34].

Wichtiger Hinweis: Bitte kontrollieren Sie auch regelmäßig, ob Ihre E-Mail-Postfächer (sowohl die persönlichen Postfächer als auch Teamboxen (Funktionsadressen)) noch aufnahmebereit sind.

 

Datenschutz

Zum Datenschutz im Homeoffice gelten folgende grundsätzlichen Regeln:

  • Liegen in Ihrer Einrichtung (FG, Institut usw.) schützenswerte Personaldaten nur in Papierform vor, dürfen diese ohne ausdrückliche Genehmigung von Ihrem*r Vorgesetzten nicht vom Arbeitsplatz (TU) weg (nach Hause) transportiert werden.
  • Liegen in Ihrer Einrichtung (FG, Institut usw.) schützenswerte Personaldaten auch in elektronischer Form vor, sind diese nach Maßgabe der am 16.03.2020 verteilten Hinweise der ZECM [35] zu bearbeiten.
  • Arbeiten Sie in Ihrer Einrichtung (FG, Institut usw.) mit Daten, die öffentlich, z.B. im Internet verfügbar sind, arbeiten Sie bevorzugt mit diesen.
  • Achten Sie darauf, dass dienstgeschäftliche Informationen nicht an private Kontaktdaten von nicht-autorisierten Personen gelangen. Nutzen Sie die Mailadresse, die jedes Mitglied der TU Berlin persönlich zur Verfügung gestellt bekommen hat. Bei Unklarheiten: in der Personensuche ist die offizielle Adresse vermerkt. Das Versenden an private Büroadressen usw. ist zu unterbinden.
  • Darüber hinaus ist im Homeoffice auf einen aktuellen Virenscanner zu achten. Nutzen Sie nur Rechner mit Betriebssystemen, für die regelmäßig ein Update installiert wird.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an den IT-Zuständigen in Ihrem Institut.

Neben den Informationen des Datenschutz-Teams der TU Berlin [36] gelten auch die Anforderungen des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) [37].

Und beachten Sie bitte auch die Regelungen zum Datenschutz in der Lehre im Abschnitt Studium und Lehre.

 

Videokonferenzen

Für Dienstgeschäfte darf nur die von der TU bereitgestellte und zertifizierte Video-Software verwendet werden. Für Gremiensitzungen und Personalgespräche ist das Tool WebEx zu nutzen.

Eine Zusammenstellung von Informationen zu vorhandenen Online-Tools, die sowohl in der Lehre als auch für sonstige Besprechungen und gemeinsames digitales Arbeiten genutzt werden können, finden Sie hier. Auf dieser Webseite sind auch Online-Weiterbildungen sowie Handreichungen und Kurzanleitungen der ZEWK verlinkt.
 

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